Eメールはビジネス上最も多く使われるコミュニケーションの手段です。私的なEメールとは違い、仕事上使うEメールにはいくつかのルールやマナー、効果的な書き方の方法があります。
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簡潔に、明確で分かりやすく書く |
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重要なこと、目的や重点をはっきりと先に書く |
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テキストを全て大文字で書くことはマナー違反。 |
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送信する前に、文章を読み直して、スペルチェックを行う
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英文eメールの基本的な構造項目とその項目の例文
件名について
POINT メールの内容をまとめて、相手にとって分かりやすく書く
サービスに関する問い合わせ
Inquiry on services provided
7月31日電話会議のスケジュールの確認
Confirmation of schedule for July 31st conference call
7月31日会議の開始時間変更の依頼
Request for change of start time for July 31st meeting
7月31日セミナーのご招待
Invitation to July 31st Seminar
会社住所変更のお知らせ
Notification of change of office address
頭語・敬辞について
POINT 日本語での「拝啓」のようなこと
～様（男性の場合）
Dear Mr. (last name)
～様（女性の場合）
Dear Ms./Miss/Mrs. (last name)
～様（相手は1名で、性別不明の場合）
Dear Sir/Madam
各位（同僚や仕事仲間）
Dear Colleagues
関係当事者様
To whom it may concern
担当者様
To the person-in-charge
※Dearはフォーマルな場合で使う時が多い。メールの相手をよく知っている場合、Dearを省略して、“Hi Mr. (last name)”、“Mr. (last name)”、または“ファーストネーム”にすることも普通。頭語を書いた後に、「、」や「：」を書く。
前文について
POINT 自己紹介、冒頭の挨拶などを述べる
私はマンパワーグループ人事部の佐藤健二と申します。
My name is Kenji Sato from the HR Department of ManpowerGroup.
私はマンパワーグループの佐藤健二でございます。私は海外事業開発を担当しております。
This is Kenji Sato and I am in charge of overseas business development at ManpowerGroup.
ご連絡/お返事いただき、誠にありがとうございました。
Thank you very much for your email/reply.
昨日は資料をお送りいただき、ありがとうございました。
Thank you for sending the document yesterday.
報告書のレビュー及びフィードバックを共有いただき、ありがとうございました。
I appreciate the time you took to review the report and share your feedback.
本文について
POINT 可能な限り、簡潔で分かりやすくメールの目的を書く
～の件について、メールさせていただきました。
I am writing to you about/regarding/concerning...
～いたしたく、ご連絡申し上げます。
I am writing to you because...
お時間がありましたら、新規提案書について打ち合わせしたいのですが。
If you have time, I would like to meet to discuss the new proposal.
電話会議の開始時間を変更させていただくことが可能かどうかをお聞きしたいのですが。
We would like to know if it is possible to change the start time of our conference call to a later time.
お電話にて、プロジェクトに関して確認したいことがあります。
There are matters about the project which we want to confirm with you over the phone.
新製品についての資料・情報を送っていただくことを依頼させていただきます。
We would like to request for information about the new product
昨日問い合わせしました件についてフォローアップさせていただきます。
I would like to make a follow up regarding our inquiry yesterday.
弊社は8月1日から新しい住所に移動いたしますので、お知らせ申し上げます。
We wish to notify you that our company will be moving to a new office address starting from August 1.
報告書の英訳を本日中に提出することをお知らせいたします。
I would like to inform you that we will be sending you the English translation of the report by the end of the day.
末文について
POINT 終わりの挨拶、相手に依頼したいことを書く
明日の午前11時までにお返事をいただけると幸いです。
It would be much appreciated if you can give us your reply by 11:00 am tomorrow.
本日中にファイルを送っていただけると大変助かります。
It would be very helpful if you can send us the file within today.
何かご不明な点がありましたら、遠慮なくご連絡ください。
Should you have any inquiries/clarifications, please do not hesitate to contact us.
お返事をお待ちしております。
We look forward to receiving your reply.
この度はご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。
Please accept our apologies for any inconvenience this may have caused.
ご協力いただき感謝いたします。
Your cooperation is much appreciated.
結語について
POINT 日本語での「敬具」のようなこと
・Best regards / Regards ・Sincerely yours / Sincerely ・Respectfully yours / Respectfully ・Thanks
※結語を書いた後に、「, (カンマ)」を書く。
署名について
POINT 差出人の名前、会社、住所、電話番号、メールアドレスなどを書く
英文Eメール例文
例文 1 クライアントへの電話会議の依頼
件名： Request for a conference call tomorrow at 3:00 P.M.
本文 :
Dear Mr. Brown,
Good day. This is Kenji Sato from the Sales department of ManpowerGroup.
Thank you for sending your feedback about the project schedule. I am writing
to you now because there are some points which we would like to confirm with
you over the phone. It would be much appreciated if you can let us know
within today if you would be available for a call tomorrow at 3:00 P.M.
Thank you and we look forward to receiving your reply.
Best regards,
Kenji Sato
Sales Department
ManpowerGroup Co., Ltd.
例文 2 同僚への電話会議の開始時間変更のお知らせ
件名：Change of start time for August 1 project meeting
本文 :
Dear Colleagues,
Please be informed that start time of the project meeting on August 1 has
been moved to 11:00 A.M..
If you have any clarifications, please let me know.
Thanks,
Kenji