派遣会社と電話をする際、電話のマナーに困った経験がある方もいるのではないでしょうか。この記事では、派遣会社と電話をする際に心得ておくべきビジネスマナーについてご紹介しています。電話をかけるとき、電話を受けるとき、それぞれのケースについて気をつけるべきポイントがあります。また、欠勤時の連絡や仕事紹介の電話が多すぎる場合の対応などについても解説しています。電話対応は仕事ができる人かどうかを判断されてしまう重要なものです。この記事を読んで正しい電話のビジネスマナーを確認しましょう。
派遣会社との電話の際に心得ておくべき電話マナー
電話をかける場合の応対
電話マナーには大きく分けて
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かける場合のマナー
-
受ける場合のマナー
の2つのパターンがあります。始めに、前者の電話をかける場合のマナーについて解説していきます。
まず名乗る
まずは、自分が登録者であることを伝え、登録番号 (必要に応じて所属の支店名や就業中の派遣先企業名)と氏名を名乗りましょう。派遣会社には派遣の登録者だけでなく、同じ会社や派遣先企業の社員の方など、さまざまな立場の方からの電話が想定されます。そのため、最初に自分の情報をはっきりと伝えましょう。
※言い回しの例
「株式会社△△に就業中の〇〇と申します」
「御社に派遣登録させていただいている〇〇と申します」
「派遣登録スタッフの〇〇と申します。スタッフ番号は～です」
「お世話になっております」と挨拶
簡単でいいので、始めに必ず挨拶をしましょう。「お疲れ様です」という挨拶は主に社内に向けて使われます。登録をしているという関係で、就業していない派遣会社に対しては「お世話になっております」と挨拶をすることが望ましいでしょう。
結論ファーストで話す
用件は結論から簡潔に述べることを心掛けましょう！結論から話すことで、相手は何のことについて話しているのかが明確に把握でき、その後に話す理由や詳細がより伝わりやすくなります。
※言い回しの例
「～までは完了し、現在・・・という状態です。～するつもりですが、それで問題ないでしょうか」
「結果として～となりました。そこで確認なのですが・・・でよろしいでしょうか」
相手が不在の場合
相手が不在であれば、戻り予定を確認したうえで、改めてこちらからかけ直しましょう。用件があって自分から電話をかけた場合、相手にかけ直させることは失礼にあたります。ただし、電話に応じた方から折り返しの提案があれば、お願いしても構いません。その場合は、先に折り返しの提案に対するお礼を言ってから、名前と電話番号、可能であれば自分が電話に出られる時間帯も伝えましょう。
※言い回しの例
「では、改めてこちらよりお電話させていただきます」
一呼吸おいてから切る
会話が終わってもすぐには受話器を置かず、一呼吸おいてから静かに受話器を置きましょう。話が終わってから、相手が言い忘れていたことを付け加えようとした場合にも気がつくことができます。また、乱暴に受話器を置いてしまうと、相手に不快な音を聞かせてしまうことにもなりかねません。
電話を受ける時のマナー
続いて、電話を受けるときのマナーについて解説していきます。
呼び鈴3回以内に出る
電話が鳴ったら、なるべく早く出ましょう。3回以上呼び鈴が鳴ってしまったときは、「お待たせいたしました」と、ひとことお詫びの言葉をそえてから対応しましょう。
用件は復唱する
詳細な情報がある場合にはメモを取り、聞いた内容は復唱して確認しましょう！特に、「誰が、いつ、どこで、なぜ、何を、どうする」というポイントは確実に抑えるようにしましょう。
相手が電話を切るのを待つ
ビジネスにおける電話では、かけたほうが切るというのが暗黙のルールです！相手が電話を切るのを待ってから切りましょう。
注意すべき電話対応のケース
ここからは、知らず知らずのうちにマナー違反におちいりやすかったり対応方法に悩んでしまったりしてしまう方の多いケースがいくつかあるので、それらの対応法について解説していきます。
仕事紹介の電話が多すぎる場合
メールのみに切り替えてもらうようお願いする
複数の派遣会社に登録している場合や、新規登録をした直後は1日に何件ものお仕事の電話がかかってくることも少なくありません。すべての電話に丁寧に対応していると、かなりの時間を使ってしまうことになります！
電話が多すぎると感じたときは、仕事の紹介をメールのみに切り替えてもらうよう、お願いしてみましょう！その際、電話の対応が面倒であるという態度ではなく、謙虚な姿勢でお願いしましょう。
複数登録していることを伝えるのに抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、複数の派遣会社に登録することはごく一般的なことなので、それを理由に悪い印象をもたれてしまうことはありません。
※言い回しの例
「複数の派遣会社様よりお仕事紹介のお電話をいただいており、電話対応が難しくなっております。今後はメールでお仕事の紹介をお願いできないでしょうか」
希望した条件以外の仕事は受ける気がない旨を伝える
希望条件から外れた仕事の紹介が多い場合はただ断るのではなく、改めて希望の条件を提示し、『それ以外の仕事を受ける気がない』という旨を伝えましょう。曖昧な断り方をしてしまうと、似たような条件の仕事を何度も紹介されてしまう可能性があります。
※言い回しの例
「お仕事を紹介していただき恐縮ではございますが、～の業種で、・・・という条件を希望させていただいておりますので、こちらの条件から大きく外れるお仕事には対応いたしかねます。誠に申し訳ございません。引き続きどうぞよろしくお願いいたします」
電話に出そびれてしまった場合
一言お詫びしてかけ直す
電話に出ることができなかった場合はこちらからかけ直しましょう。折り返し電話では、最初に電話に出ることができなかったことに対し、ひと言詫びてから本題に入って話を伺いましょう。
電話では急ぎの内容であることも考えられるため、なるべく早く折り返すことが基本です！
※言い回しの例
「〇〇と申します。先ほどはお電話をいただいたのに出ることができず、失礼いたしました」
留守電を残してくれた担当者宛に電話する
また、留守番電話に仕事のメッセージが残っていた場合は、留守電を残してくれた派遣会社の担当者の方に電話をかけます。留守電の中に連絡内容の概要が述べられていれば、スムーズに対応できるよう、あらかじめ相手が必要としている情報を手元に用意しておきましょう！
※言い回しの例
「先ほど(△月✕日に)留守番電話に〇〇様より、仕事紹介の件でメッセージを頂戴しましたので、お電話いたしました。」
病気などで欠勤する場合
派遣先・派遣元両方にかけるのが基本！
やむを得ず、風邪や病気で欠勤する場合は派遣先の会社と、派遣元である派遣会社の両方に連絡をすることが一般的なルールとなっています！両方に電話をするようにしましょう。
まずは派遣先の上司にかける
まず、派遣先の会社の上司に連絡を入れましょう。
謝罪の言葉を入れ、事情を簡潔に伝えることを意識しましょう。
当然、仮病はNGですが本当に体調が悪くても、信用してもらうために、あえて元気のない声を出したり、演技をしたりする必要はありません！かえって嘘っぽく聞こえてしまったり、言いたいことが伝わりづらく印象を悪くしてしまったりすることもあります。
状況を伝えた後は、簡潔に受け答えをするだけで十分です。聞かれたこと以上のことを話し過ぎると、言い訳がましく受け取られてしまう可能性があります。
また、電話する時間帯としては、直属の上司が出勤してくるタイミングで連絡することが理想です！タイミングが分からない場合でも、遅くとも始業の15分前には連絡をしましょう。始業時間を過ぎてから連絡すると、無断欠勤扱いとなってしまう場合もあり、始業時間の直前であっても寝坊を疑われてしまうことが考えられます。
※言い回しの例
「お世話になっております。派遣社員の〇〇と申します。昨晩から熱と咳がおさまらず、大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか」
続いて派遣会社に連絡する
続いて、派遣会社に連絡を入れましょう。
先ほどと同様、事情、用件を簡潔に伝えましょう。すでに派遣先の会社の承諾を得ているということもあわせて伝えておきましょう。
病気や怪我は誰にでも起こり得ることなので、謙虚な姿勢で丁寧に対応すれば問題はありません！
※言い回しの例
「✕✕(派遣先の会社)に就業中の〇〇と申します。本日、～のためお休みをさせていただきます。先ほど△△(派遣先の会社の上司)には許可をいただきました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません」
電話ではなくメールで連絡したい場合でも、折り返しの場合は電話する
電話を苦手とされている方は多くいらっしゃるかもしれませんが、やはり、折り返しの場合はメールではなく、電話をかけ直しましょう！
まとめ
いかがだったでしょうか。電話をかける際の一連の流れから、電話を受けるときの応対、そして電話応対に関して想定されるいくつかのケースを挙げ、それぞれの対応方法を紹介してきました。お探しの状況に当てはまる電話応対の方法は見つけられたでしょうか。ビジネスの場面における電話では慣例や暗黙の了解もありますので、失礼のないような完璧な対応は難しいものですよね。
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