グローバル化が進み、ビジネス英語のメールを作成しなければならない機会も増えています。この記事では、ビジネス英語のメールの例文を、メールの構成順にご紹介しています。例文を活用することで、ビジネス英語のメール作成が可能です。英語のビジネスメールの構成や作成するときの注意点、ポイントも解説していますので、ぜひお役立てください。
目次
ビジネス英語のメール構成
ビジネスメールの構成は、日本語も英語も同じです。ビジネス英語のメールの構成を以下に記載します。
ビジネス英語のメールの構成
・件名
・宛名
・書き出し
・本文
・結びの文
・敬具
・署名
【メール構成順】ビジネス英語のメール例文
ビジネス英語のメールは、件名、宛名、自己紹介、目的の順に構成されます。以下で例文をご紹介しながら、順番に詳しく解説します。
1. 件名
件名を記載する際には、メールの内容を簡潔にまとめて伝えることが大切です。以下に目的別の例文を記載します。
問い合わせをするときの例文
・Inquiry about Your Product
訳：貴社製品についての問い合わせ
お願いをするときの例文
・Request for Payment
訳：支払い依頼
確認をするときの例文
・Confirmation for the Meeting on July 3rd
訳：7月3日にあるミーティングの確認
2. 宛名
仮に相手の名前が不明でも、宛名は必ず記載しましょう。以下にシチュエーション別の例文を記載します。
担当部署がわかるとき
・Dear 【Customer Service】,
訳：【カスタマーサービス】ご担当者様
名前を知っている女性に送るとき
・Dear Ms. 【ラストネーム】,
名前を知っている男性に送るとき
・Dear Mr. 【ラストネーム】,
ビジネス英語のメールでは、既婚または未婚の女性に「Mrs.」や「Miss」は使いません。
3. 自己紹介
初めてメールを送る相手には、メールに簡単な自己紹介を添えてください。自己紹介の例文を以下に記載します。
自己紹介の例文
・My name is 【ラストネーム】 and I work at YY company.
訳：私の名前は【ラストネーム】です。YY社で就業しております。
・My name is 【ラストネーム】, a sales manager from YY company.
訳：私はYY社で営業部のマネージャーをしております【ラストネーム】です。
4. 目的
ビジネス英語のメールでは、メールの目的を最初に書き、詳細を後に書くのがマナーです。目的別の例文を以下に記載します。
問い合わせをするときの例文
・I am contacting you to enquire about 【your products】.
訳：【貴社の製品】 についてお伺いしたくご連絡いたしました。
確認をするときの例文
・We are writing to confirm 【our meeting at 3:45pm on July 3rd】.
訳：【7月3日午後3時45分のミーティング】 の確認でご連絡いたしました。
5. 目的【メール前にコンタクトがある場合】
メールを送る前にコンタクトを取っていた場合には、その件に触れながら目的の内容を記載してください。例文を以下に記載します。
一緒にディナーを食べたときの例文
・I enjoyed having dinner with you 【last week in Kyoto】.
訳：【先週は京都で】 ディナーをご一緒させて頂き、楽しいときを過ごすことができました。
6. よいお知らせと悪いお知らせ
ビジネス英語のメールでは、メールの内容がよいお知らせか悪いお知らせかで表現が変わります。よいお知らせと悪いお知らせの例文を以下に記載します。
よいお知らせの例文
・We are pleased to announce that we will reopen our shop.
訳：私たちは新しいお店を開くことをお知らせします。
悪いお知らせの例文
・Unfortunately, we can't select your service.
訳：残念ながら、貴社のサービスを選ぶことができません。
7. お願いをする
相手にお願いする際の例文を以下に記載します。
「〇〇を送ってください」の例文
・Could you please send me the document?
訳：その書類を送っていただけませんか？
・Please submit your resume by Tuesday.
訳：火曜日までに履歴書を提出してください。
「〇〇までにしてください」の例文
・Would you mind if I ask you to send me the document by Thursday?
訳：木曜日までに書類を送っていただけますか？
8. 確認をする
ビジネスにおいて、何かを確認する英語表現は必須です。以下に例文を記載します。
スケジュールを確認するときの例文
・This is to confirm the schedule of the event.
訳：これはイベントスケジュールの確認です。
詳細を確認するときの例文
・I would like to confirm the details about the meeting.
訳：会議の詳細を確認させていただきたいです。
9. 提案をする
相手に提案をする際の例文を以下に記載します。
電話する旨を事前に伝えるときの例文
・I would be pleased to call you today.
訳：よろしければ本日お電話いたします。
会議の実施を提案するときの例文
・If it is OK with you, could we set up a meeting to 【answer any questions you may have】.
訳：よろしければ【ご質問にお答えする】ためにミーティングを設定することもできます。
10. 苦情を伝える
相手に苦情を伝える際の例文を以下に記載します。
問い合わせをするときの例文
・I am writing to express my dissatisfaction with your service.
訳：貴社サービスについての不満を述べさせてください。
遅延していることを伝えるときの例文
・We regret to inform you that 【your document is considerably overdue】.
訳：残念ながら【貴社の書類が大幅に遅延していること】をお知らせさせていただきます。
11. 謝罪する
相手に謝罪する際に使える例文を以下に記載します。
遅れで謝罪するときの例文
・Please accept our sincere apology for the delay.
訳：遅れによりご迷惑をお掛けしたことを心よりお詫び申し上げます。
・We are extremely sorry for the delay.
訳：遅れており大変申し訳ございません。
・Please excuse my late reply.
訳：返信の遅れをお許しください。
12. 添付した旨を伝える
ファイルを添付した旨を伝えるビジネス英語表現の例文を以下に記載します。
添付した旨を伝えるときの例文
・I have attached the files to this email.
訳：このメールにファイルを添付しました。
・Please find attached 【the file you requested】.
訳：【頼まれましたファイル】をメールに添付しましたので、ご確認をお願いします。
13. 締めくくり
メールの用件を入れた後は、必ず締めの言葉を入れるのがマナーです。締めくくりの例文を以下に記載します。
感謝の気持ちを伝えるときの例文
・Thank you for your cooperation and kindness.
訳：ご協力とお心遣いありがとうございます。
「〇〇を楽しみにしています」の例文
・I look forward to 【meeting with you】.
訳：【お会いできるの】を楽しみにしております。
14. 結び
メールの結びの言葉は、自分の名前の前に入れてください。結びの言葉の例文を以下に記載します。
取引先や既存顧客のメールに入れる結び
・Regards,
・Best regards,
・Kind Regards,
ビジネス英語のメール作成の注意点
ビジネス英語のメールでは、メールの内容はシンプルにするのが重要です。以下で、2つの注意点について解説します。
1. メールの内容はシンプルにする
ビジネス英語のメール内容は、できる限りわかりやすくシンプルにしましょう。親しい関係でなければ、基本的に無駄な内容は入れないように注意してください。また、難しい英単語ではなく、相手にも伝わりやすい英単語を使います。
2. メールの見栄えに気を配る
ビジネス英語のメールでは、段落や文章の頭、構成が、メールを見て一目でわかるようにつくりましょう。一段落あたり2〜3文程度にまとめると、適度な余白が生まれ、きれいな見栄えになります。
ビジネス英語のメール作成のポイント
基本的な英語表現と定型表現を参考にすれば、相手に失礼のないビジネス英語のメールが作成できます。海外の方とやり取りをするビジネスマンが大切にするのは、正しく相手に伝えることです。丁寧でわかりやすいビジネス英語のメール作成を意識しましょう。
まとめ
日本語も英語もビジネスメールの構成に違いはありません。件名から始まり、宛名、書き出し、本文、結びの文、敬具、署名という順序と項目で構成されます。ビジネス英語のメールでは、内容はできるだけわかりやすくシンプルにして、文章の頭や段落、構成が一目で見てわかるように作成しましょう。
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