英語で来客応対をする際のマナー 状況別の使える英語表現まで紹介！

・笑顔で相手の目を見て話す
日本でも、会話をする際は相手の目を見て話すことは大切ですが外国でも同じです。
英語があまり得意ではなくても、相手の目を見て話すことができればこちらの誠意は伝わります。
相手の目を見てしっかり応対しましょう。
 
・姿勢よく話す
姿勢よく話すことで、第一印象がよくなります。「英語」だけに意識が向いてしまいますが、印象も大事ですので、姿勢良く話すことを意識しましょう。
英語に不慣れで発音が苦手な方でも、姿勢よく話すことで、声の質がよくなり聞き取りやすくなるのでおすすめです。
 
・名前がわかる場合、名前を聞いた後は、呼びかける際に名前をつける
名前がわかる場合、会話の中に「Mr./Ms. ～」と適宜名前を入れます。
日本語と違って、「〇〇様」ではないので違和感を覚えるかもしれませんが、慣れておきましょう。
 
・完璧な英語を話そうとしない→歓迎の気持ちが大切
英語が苦手なのに、完璧な英語を話そうとする方がいます。確かに完璧な英語が話せればそれに越したことはありませんが、それよりも歓迎の気持ちを伝えることが大切です。完璧な英語を話そうとしてかえって離せなくなるよりは、身振り手振りを交えて相手とのコミュニケーションを取ったほうが喜ばれます。

ここでは、状況別の来客応対のマナーと英語表現について以下の順番で紹介します。
 
・来客を迎えるとき
・来客を待たせるとき
・来客を案内するとき
・来客にお茶をすすめるとき
・来客をお見送りするとき
 
 

来客を迎えるとき

来客を迎えるときは、立ち上がって笑顔でお辞儀します。
受付がない場合は、席が一番近い人が応対します。お客様を待たせないように意識しましょう。
 
応対は以下の流れで行います。
・来客の氏名、会社名を尋ねる
・アポイントがあるか確認する
・担当者に取り次ぐ
 
次に英語表現を使っての応対を紹介します。
敬語表現を覚えておくことで、慌てることなくスムーズに応対することができます。
 

May I have your name?

「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
基本的には、相手から名乗りますが、こちらから伺う場合は丁寧に聞きましょう。
 

How can I help you?

「どのようなご用件でしょうか？」
もっと丁寧に聞きたい場合には、”How may I help you?”（どういったご用件でしょうか？）と聞くとよいでしょう。
 

I’ll let ○○ know that you’re here.

「〇〇に、いらっしゃったことをお伝えます。」
〇〇には、面会する予定になっている担当者の名前を入れます。
 

Thank you for coming today, Mr. (Ms.)〇〇.

「本日はお越しくださいましてありがとうございます。」
〇〇には相手の名前を入れる。
 
 

来客を待たせるとき

担当者がいなかったり準備に時間がかかったりして、お客様をお待たせするときがあります。
その場合は、丁寧な応対を心がけましょう。
応接室などでお待ちいただくときは、上座の席にご案内します。
下座にご案内することがありますが、それは、下座の席のほうが景色がよい、怪我などで上座の席では都合が悪いなどの理由がある場合です。
 

Please have a seat.

「どうぞおかけください。」
着席を促す場合の、丁寧で使いやすい表現です。
 

Would you please wait here?

「こちらでお待ちいただけますか？」
「短い時間だがお待ちいただきたい」気持ちを伝えるため、語尾に「for a　minute」や「for a moment」付けるのもよいでしょう。
 
 

来客を案内するとき

お客様を出迎えたあとは、以下の流れでご案内します。
 
・お客様を誘導
・ドアをノックする
・入室する
・お客様に座っていただく
・退室する
 
階段を歩く場合、上りはお客様を先に、下りは自分が先に進みます。
これは、案内者がお客様より高い位置になるのを避けるためです。
 
ドアのノックの回数についてはいろいろな説がありますが、「プロトコール・マナー」という世界基準のルールでは、4回が最適とされています。
4回は日本ではあまりなじみがありませんが、2回はトイレノックと呼ばれることもあるため、ノックの回数は3～4回くらいが無難でしょう。

ドアが空いていた場合でも、入室する合図としてノックする必要があります。
お客様は上座にご案内します。
上座は基本的にはドアから一番離れた席ですが、レイアウトによって違うことがありますので、お通しする部屋の上座がどこに当たるのか、事前に確認しておきましょう。
 
次に英語表現を使って案内する方法を紹介します。
 

Please come this way.

「こちらへどうぞ。」
誘導するという意味で、”Please follow me.”もよく使われます。
 

I will take you to the meeting room.

「応接室へご案内します。」
行き先も伝えると、お客様も安心できますね。
 
 

来客にお茶をすすめるとき

お茶を出すときは
 
・お茶を入れる
・お茶を運ぶ
・入室する
・お茶を出す
・退室する
・片づける
 
の流れで行います。
お客様の人数をしっかり確認してお出しします。

また、商談が長引いている場合は、おかわりをもっていきます。
1時間くらいを目安に考えるとよいでしょう。
 
お茶を出すタイミングは、担当者の挨拶が終わったときが適切です。
お菓子を付ける場合は、お菓子→お茶の順に出します。
お茶をこぼしてしまった場合は落ち着いて謝り、お客様の服などを汚していないか確認しましょう。そのあとでお茶をいれ直します。
 
次にお茶をすすめる際の英語表現を紹介します。
 

Would you like something to drink？

「何かお飲物をお持ちしましょうか？」
“Can I get you a drink？”でも大丈夫です。
 

How do you take your tea ？

「お茶（飲み物）はいかがですか？」
コーヒー、紅茶の場合は、“Do you take sugar or milk？”を付けるのもよいでしょう。
 
 

来客をお見送りするとき

お見送りするまでが、来客応対です。最後まで丁寧に行いましょう。
来社への感謝の気持ちはもちろんですが、今後の連絡や打ち合わせについても触れることでより具体的な話ができ、お客様にも満足していただけます。
 
次に、お見送りの際の英語表現を紹介します。
 

Thank you once again for coming today.

「（あらためて）本日はお越しくださいましてありがとうございました。」
出迎えの際に来訪のお礼を伝えていても、お見送りの際にもう一度伝えるようにするとより丁寧でしょう。

来訪だけでなく全体的なお礼の意味を含めたいなら、”Thank you once again.”でも問題ありません。
 

I’ll see you out.

「出口までお送りします。」
最後まで見送る場合は、”see out”を使います。
 

I’ll see you off here.

「こちらで失礼します。」
出口で使う言葉です。最後に使いましょう。