社会人として、ビジネスメールを使いこなせるかどうかはとても重要です。しかし、あらためてどのように送るのがよいのか、自信がない人も多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスメールの基本的な書き方や、派遣社員だからこそ知っておきたいポイント、さまざまなビジネスシーンに応じたメールの例文まで詳しく解説します。ぜひ活用してみてください。
ビジネスメールの基本の書き方
ここではビジネスメールの基本的な書き方について、件名・宛名・本文・署名の4つの項目に分けて詳しく説明してきます。
件名の書き方
件名は、メールが埋もれずに確実に開封されるように「いつの用件か」「何の用件か」「どうしてほしいのか」など、ひと目で中身が伝わるように書きましょう。
・いつの用件か
【例】「4/10（水）」などの日付、「第3回○○会議」などの回数を入れる
・何の用件か
【例】「○○会議」「○○の請求書」など具体的な名称を入れる
・どうしてほしいのか
【例】「〜のご報告」「〜のご提案」など、読む前から相手がどういう反応をとればよいか分かるキーワードを入れる
宛名の書き方
メールの宛名は「会社名」「部署名」「役職名」「名前」「敬称」の順番に書くのが一般的です。
【例】
□□産業株式会社 営業部 部長
山田一郎様
「株式会社」は、「（株）」と略さないようにしましょう。
また、「□□産業株式会社御中 山田一郎様」といったように、「御中」と「様」を同時に使うのは間違いです。「御中」は団体宛に送る場合に「様」の代用となるためです。
「山田部長様」のように役職（部長）と敬称（様）を二重に書くのも間違った書き方です。
複数名の宛名としては、「各位」があります。「各位」も敬称のため、同じ敬称である「様」を使う必要はありません。
【例】
□□産業株式会社
営業部各位
本文の書き方
メールの本文は、基本的に「挨拶・名乗り＋用件＋結びの言葉」で構成されます。
用件の書き方
次に、件名に書いた用件を相手に具体的に伝えていきます。
冒頭の一文で、「○○について、ご連絡いたしました」などと用件を簡潔に伝えるのがよいでしょう。
そして、先に結論を述べるよう意識しながら、要素をもらさないように「5W2H」を意識して書いていきましょう。
5W2Hとは（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで）を指します。
日時や場所などのポイントを箇条書きで書き出すと分かりやすく伝えられます。
結びの言葉の書き方
用件を書いたら、「結びの言葉」を書きます。
「今後ともよろしくお願いいたします」や「ご検討の程、よろしくお願いいたします」など、本文の用件にあわせて締めくくる言葉を入れましょう。
署名の書き方
メールの最後には、差出人の連絡先などが分かるように「署名」を入れます。
署名には、次のような基本的な情報を記すのが一般的です。
・会社名、部署名
・名前
・住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・Webサイト名、URL
名前などに読みづらい漢字が含まれる場合は、名前の後ろにかっこ書きで読みがなをつけ加えるとよいでしょう。
テンプレート化された署名が勤務先にある場合は、自分用にカスタマイズして利用しましょう。
社内へメールするときの注意点
派遣社員として就業している場合、他の社員に社内メールを送る際に、敬語の使い方に迷うかもしれません。しかし、雇用形態の違いは気にする必要はありません。
具体的には、「挨拶」の部分で「お世話になっております」を使うのは、同じ社内のため違和感があります。「お疲れ様です」など、社内の人同士の挨拶を使用しましょう。
派遣満了の挨拶メールの書き方
派遣契約が満了になる際には、お世話になった職場の方たちに挨拶メールを送りましょう。
最終出勤日に送る挨拶メールは、業務が忙しい時間を避け、定時終了1時間前までを目指し送りましょう。
感謝の気持ちを伝えるために、職場でお世話になった具体的なエピソードや仕事から学んだことなどを簡潔に付け加えると、より印象的なメールになります。
例文は次に紹介しています。
ビジネスメール例文集
ここからは、ビジネスメールで特に使う頻度の高い、社外への「お礼」「依頼」「お詫び」のメール、そして、派遣満了の際の挨拶メールの例文を紹介します。
お礼のメール
お礼のメールは、感謝の気持ちを伝えるため、できるだけ当日中か遅くても翌日には出したいものです。
例として、打ち合わせの場合なら、時間を割いてもらったことへのお礼、いただいた意見への感想、現状の説明や今後の予定、引き続き協力をお願いしたい旨などを伝えるとよいでしょう。
【例文】
件名：○○についての打ち合わせの御礼
株式会社△△ 営業部
山田様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の✕✕です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
弊社の新プロジェクト○○について、山田様にお話をお伺いでき、大変参考になりました。
特に、●●活用のご提案は、弊社内にはなかった斬新なアイデアのため、興味深く勉強になりました。
山田様のご意見を社内でも検討した上で、結論を✕日までに出す予定です。
方針が決まり次第、ご連絡を差し上げます。
今度ともよろしくお願い申し上げます。
依頼のメール
依頼のメールの場合は、依頼内容やこちらの要望を具体的かつ簡潔に示しましょう。
まず、何を依頼するのかが初見で伝わるように件名を書き、挨拶・名乗りの後に、依頼内容を具体的な日時などを出しながら明確に伝えましょう。
さらに、ご多忙中に依頼を受けてもらう感謝と配慮を示す文章を、結びの言葉などに入れるのも忘れないでください。
【例文】
件名：○○見本ご確認のお願い
株式会社△△ 営業部
山田様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の✕✕です。
弊社2019年度○○の見本を、明日5月15日（水）午前中着の宅配便で送付しております。
伝票番号は000-0000-000です。
恐れ入りますが、ご確認の上、5月20日（月）午後3時までにご連絡をいただけますでしょうか。
22日（水）には、関係各所に連絡をする予定となっております。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
お詫びのメール
お詫びのメールでは、まずトラブルなどが起こった経緯や原因を説明し、今後の対応や改善策を伝えなければなりません。その上で、心からのお詫びと反省の旨を書き記しましょう。
メールを送る前に電話で一度謝罪をしたほうがお詫びの気持ちが伝わります。
【例文】
件名：「○○○」納品遅れのお詫び
株式会社△△ 商品仕入部 山田様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
□□株式会社営業部の✕✕です。
□月□日にお問い合わせいただいた商品「○○○」の納品が遅れておりますことを心よりお詫び申し上げます。
現在、メーカーからの入荷が遅れており、期日にお届けすることが難しい状況となっております。
発売後の売れ行きが予想以上だったため、只今フル稼働で生産にあたっており、貴社には4月中旬に納品できる予定です。
確実な日程が分かり次第、ご連絡差し上げます。
今後はこのようなことのないように、商品管理を徹底してまいる所存です。
何卒ご容赦賜りますよう、お願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、お詫び申し上げます。
派遣満了の挨拶メール
派遣満了の挨拶では直接声をかけご挨拶することが望ましいですが、職場が離れていたり外出をしていたりと、会えないこともあります。そのため、お世話になった職場の方々に感謝の気持ちをメールで伝えましょう。
文面はシンプルなもので構いませんが、お世話になったエピソードや仕事から学んだことなどを一文加えると、印象的なメールになります。
【例文】
件名：退職のご挨拶
お疲れ様です。
営業部の△△です。
このたび、5月31日をもって、派遣の契約が満了します。
短い間でしたが、皆様と一緒に仕事ができましたことを深く感謝申し上げます。
この職場で学んだことを、今後も活かしていきたいと思います。
貴社の益々のご発展と、皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
まとめ
ここまで、派遣社員だからこそ知っておきたいビジネスメールの基本や社内メールの注意点、よく使うシチュエーションごとの例文について解説してきました。
この記事で学んだ内容やメールの例文集を、今後にぜひ活かしてみてください。
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