議事録を書いたことがない、うまく書けないという方は多いのではないでしょうか。実はコツを知ってしまえば難しくありません。この記事では、議事録をうまく書きたい方のために、書かなければならない事項などの基本的なことから、上手に書くポイントまでわかりやすく解説します。読みやすくまとまった、質のよい議事録作りに役立ててください。
目次
議事録を作成する目的とは
議事録とは会議の内容を記録した文書のことです。ただし、議事録の種類や作成方法は、目的によって異なります。したがって、議事録を作成する際には目的の把握が重要です。単にメモとして残したいだけなら簡単なものでも大丈夫でしょう。
しかし、議事録には法的な根拠を持ち、法律で決められた形式で作成が定められているケースもあります。たとえば、株主総会や取締役会の議事録です。また、企業同士の会合などでは、後々証拠として使われることもあります。
議事録が作成される、主な目的は以下のとおりです。
関係者全員に会議の決定事項を伝える
会議には、決定事項を知っていなければならない全員が出席しているとは限りません。関係者が数人しかいない場合は別にして、多くの会議は責任者など、関係者の一部が出席して開催されます。議事録を作成する目的のひとつが、その場にいない関係者全員に決定事項を伝達することです。
参加者の備忘録になる
会議の記録を残しておかないと、時間の経過とともに発言内容や決定事項を忘れてしまったり、勘違いしてしまったりするおそれがあります。誰が何を言ったかを明らかにすることで水掛け論を防ぐことができます。議事録は、参加者にとっての備忘録という役割もあるのです。
議事録の構成
議事録の構成は会社ごとに、または部署ごとに決まっているケースが多く、フォーマットが用意されています。フォーマットをまずは確認しましょう。
しかしながら、記載すべき重要な事柄はどの会社でもほぼ同じです。議事録構成の基本を理解しておくことで、会社ごとの違いに対応した適切な議事録を作成できるようになるでしょう。以下に基本的な記載項目を順に示します。
・会議名／日時／場所
いつ、どこで行われたかを明確にします。また、何の会議かがひと目でわかるように簡潔明瞭な表題をつけます。
・出席者
誰が出席していたかも重要な項目です。原則として敬称は要りません。ただし、顧客が参加している場合は敬称を忘れずに記載しましょう。もちろん、記載順は役職上位の方からです。自分の名前は、議事録の作成者として末尾に記します。
・会議の趣旨と目的
何のために開催された会議かを簡潔に記しましょう。
・決定事項
決定事項は何よりも大事です。ひとつたりとも抜け落ちてはいけません。議題の項目別に記載します。
・未解決の課題や持ち越す案件
残された課題を認識して対応するためや、次回以降に話すべき事柄を明確にするための記載事項です。
・補足事項や参考資料
必要に応じて記載します。
議事録作成の手順
具体的にどのような手順で議事録を作成すればよいのか、順を追って解説します。
会議前
まず、会議前に以下の準備を行います。
1)会議の内容を確認しておく
会議の目的や内容の確認は必須です。ここを疎かにすると、議事録として残すポイントがわからなくなってしまう可能性があります。
継続している会議であれば、これまでの議事録をチェックしましょう。新規の会議、または不明な点については、上司にあらかじめ確認をとることが重要です。
2)出席者を確認しておく
出席者の確認は、発言者と発言内容を一致させるために欠かせない準備です。とくに、接点の少ない社員や外部からの出席者がいる場合は、会議の流れを見失わないためにも必要です。
3)記入できる部分を先に記入する
議事録を先頭から順に記入する必要はありません。日時、会場、出席者のほかに、会議の目的やテーマなど、会議前にわかっている部分は先に記入しておきます。
会議中
会議中はすべての発言を書き取る必要はありません。次々と発せられる言葉に追いつけず、重要な部分が抜け落ちる危険性があるからです。発言の要点をまとめて、誰の言葉かがわかるようにメモしておきましょう。
このメモは、議事録を作成するためのものであり、他人に見せるものではありません。しかも、議事録に求められるのは言葉そのものではなく発言内容の正確性です。したがって、効率化を図るため、自分だけがわかる記号や図形を使ってもよいでしょう。
聞き逃す心配がある場合は、ICレコーダーなどで録音すると安心です。その場合は、念のため録音することの断りを入れておきます。顧客など外部の参加者がいる場合はとくに注意が必要です。
出席者の発言内容が不明な場合や解釈が複数ある場合は、とくに事情がない限り、その場で確認しましょう。その際、失礼にならないように、念のための確認であることをやんわりと告げます。後回しにする場合は、忘れないようにチェックをつけておくなどの工夫が必要です。
会議終了後
メモを確認しながら議事録を完成させます。後回しにすると記憶が薄れるため、メモした内容の解釈に迷ったり、間違ったりすることがあります。一般的な手順は以下のとおりです。
1)メモをもとに内容をまとめる
メモの清書ではなく、誰が読んでもわかるように読みやすくまとめることが重要です。
2)間違いがないか確認をとる
議事録の作成中に疑問点が生じた場合、出席していた上司や先輩などに確認を取ります。また、ひととおり作成した段階で、内容に間違いがないか上司に確認を取りましょう。
3)議事録を関係者に共有する
完成した議事録は、すぐに関係者に共有します。出席していない関係者に議事録を回す場合、すぐに作成し共有することで情報の鮮度を保つことができます。
議事録作成のポイント
次に、議事録を作成するときに押さえておきたいポイントを解説します。
早く、正確に、簡潔にまとめる
議事録を作成する際に念頭に置くべきは「早く、正確に、簡潔にまとめる」ことです。早くても中身が伴っていないといけませんが、スピードは重要です。遅くとも翌日には完成させましょう。先に情報の鮮度について触れましたが、必要な情報が必要なタイミングで伝わっていることが重要です。
とくに理由もないのに仕上がりや共有が遅いと思われれば、能力を疑われてしまう可能性もあります。
簡潔にまとめるポイントのひとつが、会議で最も重要な「決定事項」を最初に記載することです。その際、5W1Hに沿って会議の流れや決定までのプロセスを明確にすることが重要です。持ち越し事項はその後に回します。
また、出席者の発言は話し言葉のままで書くのではなく、要点のみ記します。冗長な文は読みづらいため、一文を短く、一つの内容につき200文字程度に抑えましょう。さらに、適宜改行を行い、段落間を空けることも上質な議事録つくりのポイントです。
事前準備をしっかりとする
先にも述べたように事前準備は重要です。
会議の目的やテーマなど内容をしっかりと把握し、会議での使用が予測される専門用語や背景などを調べておくことで、議事進行のテンポに戸惑うことなく対応できます。また、出席者への理解を深めておくことで、当日の会議の雰囲気や、誰が何について発言するのかをある程度まで想定できるでしょう。
このような準備をしたうえで要点重視のメモを取れば、議事録を迅速に仕上げられます。
議事録の具体例
議事録の具体例として、社内会議の例として作成したものを示します。
（会議名／日時／場所）
●●販売企画会議 議事録
●月●日（水）10:00～11:00／本社第一会議室
（出席者）○○副本部長、○○部長、○○課長代理、○○係長、○○、○○ 議事録作成:○○
（欠席者）○○課長（東北支社出張のため）
（会議の趣旨と目的）●●販売促進キャンペーンのインセンティブについて
（決定事項）
・インセンティブとして1台あたり●円を支給する
・支給対象は●台以上の売上を計上した者全員とする
・支給日は売上月の翌々月の給料日とする
（発言要旨）
○○部長:マイナス伝票を念頭に支給日を考慮したい
○○副本部長:予算上限は設けないでよい
○○係長:値引きが横行する懸念がある
（持ち越し案件）
値引き販売による台数カウントの扱いについては次回（日時未定）決定する
・補足事項
とくになし
まとめ
議事録に盛り込むべき項目は、決定事項をはじめ、おおむね共通しています。しかし、各項目で過不足のない情報を記載することは、議事録作成のポイントを知っていなければ難しいです。
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