仕事でOutlookを使用するとき、うまく使いこなせない、やりにくいと感じる人も少なくないでしょう。この記事ではOutlookを快適に使えるように、業務を開始する前にしておくべき設定やおすすめのショートカットキーを解説していきます。Outlookを使いこなし、仕事の効率化やスキルアップに役立ててください。
Outlook 2016で最初にするべき17個の設定
Outlookを利用する際、最初にしておくとよい17個の設定について説明していきます。
初期設定関連
まず、メールを送る前に設定しておくと便利な初期設定について説明します。
起動時に表示するフォルダを指定する
Outlook起動後に表示される画面を、メールフォルダなどよく利用するものに指定できます。その設定手順は以下のとおりです。
1．「ファイル」から「オプション」をクリックし、左枠内の「詳細設定」を選択
2．「Outlookの開始と終了」から「参照」をクリックし、設定したいフォルダまたはウィンドウを探す
3．フォルダまたはウィンドウを選択したのち「OK」を2回クリック
署名を設定する
メールを送信する際、自動で署名が追加されるよう設定できます。その手順は以下のとおりです。
1．「ファイル」から「オプション」をクリックし、左枠内の「メール」を選択
2．「署名」を選択
3．「署名の編集」にメール送信時に表示させたい署名を追加
4．右上のメールアドレスと署名内容があっているかを確認し、名前を付けて保存
社外用・社内用など場面に合わせて複数設定しておいてもよいでしょう。
よく使うメッセージ形式をデフォルト設定する
テキスト形式・HTML形式・リッチテキスト形式の3つの形式でメールを送受信できますが、テキスト形式に設定するのが無難でしょう。以下の手順で設定できます。
1．「ファイル」から「オプション」をクリックし、左枠内の「メール」を選択
2．画面中の「メッセージの作成で「次の形式でメッセージを作成する」のドロップダウンリストから「テキスト形式」を選択
3．「OK」をクリック
よく使うフォントとサイズをデフォルト設定する
快適に使用するために見やすいフォントやサイズに設定しましょう。メール作成や返信、転送で設定でき、設定方法は以下のとおりです。
1．「ファイル」から「オプション」をクリックし、左枠内の「メール」を選択
2．「メッセージの作成」から「ひな形およびフォント」をクリック
3．メール作成時の設定は「新しいメッセージ」、返信や転送時の設定なら「返信/転送メッセージ」を選択し、「文字書式」をクリック
4．表示されるダイアログ中で変更したい設定を実行し、「OK」をクリック
メール関連の設定
次は、初期設定以外にも設定しておくと業務の効率化にもつながるメールに関する設定について説明します。
よく使う文章を定型文に登録する
メールでよく使う文章は、定型文登録しておくと便利です。その手順は以下のとおりです。
1．「ホーム」→「新しい電子メール」→ウィンドウ上部のリボンの「挿入」の順に開く
2．定型文登録したい文章を本文に入力し、選択状態にする
3. 「新しい文書パーツの作成」画面で名前の設定などしたら「OK」をクリックする
4.再び「テキスト」→「クイックパーツ」で右クリックし「クイックアクセスツールバーに追加」で完了
メールを作成する際は、メール作成画面上の「クイックパーツ」から定型文を選択できます。
自分の連絡帳リストをアドレス帳に登録する
Outlookではグローバルアドレス一覧が使用できます。変更したい場合は以下の手順で設定できます。
1．「ホーム」→「検索」→「アドレス帳」をクリックし、ダイアログの「ツール」から「オプション」を選択
2．「連絡先フォルダから開始する」をクリックし、オプションが「自動的に選択する」になっているかどうかを確認
3．「ユーザー設定」をクリックしてアドレス帳を指定
4．「OK」をクリックしてアドレス帳を閉じる
アドレス帳の名前を「姓」「名」の順に表示する
「宛先」フィールドで「名・姓」の順に表示される連絡先の名前を「姓・名」の順に表示する設定は次のとおりです。
1．「ファイル」から「アカウント情報」を開き、ドロップダウンリストの「アカウント設定」を選択
2．「アドレス帳」タブをクリックしたら、設定変更したいアドレス帳を選択して、「変更」をクリック
3．「名前の表示方法」の「表題」を選択
4．「閉じる」を2回クリックして閉じ、Outlookを再起動して適応する
メールの振り分け/仕分けを設定する
受信メールを、指定フォルダに振り分けするための設定もできます。
設定手順は以下のとおりです。
1．「ファイル」を選択すると「アカウント情報」が表示されるので「仕分けルールと通知」→「新しい仕分けルール」の順に選択、「自動仕分けウィザード」を開く
2．「ステップ1：テンプレートを選択してください」から適用したい条件を選択
テンプレート以外で設定する場合は「新しい仕分けルールを作成する」→「受信／送信メッセージにルールを適用する」を選択
たとえば、件名に【指定文字】が含まれるメールを指定フォルダに自動振り分けする方法は以下の手順です。
1．「[件名]に特定の文字が含まれる場合」にチェックし、「ステップ2：仕分けルールの説明を編集してください」の青文字「特定の文字」をクリック
2．「文字の指定」に指定する文字を入力、「追加」をクリックすれば設定が追加されます
注目したい差出人の表示色を変える
Outlookでは送信者が設定した表示名が受信者側でも表示されます。漢字表記で見慣れている相手の名前がアルファベットだったりすると探しにくいと感じることがあります。表示「名」は変更できないので、注目したい差出人のメールの表示「色」を変えてみましょう。
1．「表示」→「現在のビュー」→「ビューの設定」→「条件付き書式」→「追加」の順に選択
2．表示された画面で、名前・メールアドレス（条件）・フォントを設定
このふたつの手順で設定できます。
レイアウトを変更する
初期のレイアウトが使いにくい場合は、レイアウトを変更してもよいでしょう。ここではふたつのレイアウト変更方法を解説しましょう。
1.閲覧ウィンドウのレイアウトを下に変更する
リボンにある「表示」→「閲覧ウィンドウ」の順にクリックし、一覧から「下」を選択すれば設定完了
2.差出人と件名を二段に分ける
リボンの「表示」→「ビューの設定」→「その他の設定」の順にクリックし、「常にコンパクトレイアウトを使用する」を選択、OKボタンをクリックして設定完了
閲覧ウィンドウを大きくする
メッセージが長いときなど、表示スペースを拡大したい場合は以下の手順で設定できます。
1.固定の解除
閲覧ウィンドウ上部の左向きの矢印をクリックし、固定を解除
2.フォルダウィンドウの非表示
「レイアウト」をクリックし、「フォルダウィンドウ」のドロップダウンで「オフ」を選択
3.To Doリストの非表示
「レイアウト」の「To Doバー」にあるドロップダウンで「オフ」を選択
トップ画面にボタンを追加する
トップ画面に必要なボタンがない場合は、以下の手順で追加可能です。
1．ボタン追加したいものをリボンの中から探し出し、ボタンの上で右クリック
2.「クイック アクセスツールバーに追加」を選択すれば設定完了
必要な操作をその都度リボンから探して指示するよりも、よく使うものはトップ画面にボタン表示しておくのがおすすめです。些細な変更であっても、結果的に作業効率化につながります。
スケジュール関連の設定
最後に、使いこなすと便利なスケジュール機能の設定について説明します。
自分に合った稼働日を設定する
稼働日の設定は、デフォルトでは月～金の設定になっていますが、サービス業などで平日が休みなど、必ずしも土日が休みとは限りません。自分のスケジュールに合わせて稼働日をカスタマイズしたい場合は、以下の手順で設定できます。
1．「ファイル」→「オプション」を選択
2．左枠内の「予定表」を選択し、「稼働時間」で稼働日にしたい曜日をチェック
※ここで時間を選択すれば、稼働時間の設定もできます。
3．「OK」をクリックして設定完了
15分ごとに予定を登録できるようにする
デフォルトで30分に設定されているタイムスケールを、15分間隔に変更可能できます。
設定方法は以下のとおりです。
1．「予定表」ウィンドウから「表示」タブを選択する2．表示される「タイムスケール」のプルダウンメニュー、から15分のタイムスケールを選択します
※60分や5分などを選択すれば、タイムスケールを変更することができますできます。
予定のアラーム時間を変更する
デフォルトで15分に設定されているアラーム時間は、予定を登録する際にその都度変更できます。しかし、以下の手順でデフォルトの設定変更も可能です。
1．「ファイル」→「オプション」の順にクリックし、左枠内で「予定表」を選択
2．「予定表オプション」の「アラームの既定値」にあるドロップダウンから時間を選択
3．「OK」をクリックして完了
※選択肢の中に希望の設定時間がない場合は手動で入力もできます。
Outlook2016で最初に覚えておきたいショートカットキー一覧
Outlookでメールの送受信をする際に、便利なショートカットキーについても紹介します。
1．新規メールを作成する
Ctrl＋Shift＋M、もしくはCtrl＋N
2．メールを送信する
Alt＋S、もしくはCtrl＋Enter
3．新着メールを確認する
Ctrl＋M、もしくはCtrl＋F9
4．届いたメールを開く
Ctrl＋O
5．メールに返信する
Ctrl＋R（全員に返信する→Ctrl＋Shift＋R）
6．転送する
Ctrl＋F（添付ファイルとして転送する→Ctrl＋Alt＋F）
ショートカットキーを活用して、ムダな動作を減らせば作業時間を短くできるでしょう。
まとめ
Outlookを快適に利用するための17の初期設定とその手順、基本的なショートカットキーをご紹介しました。どれも大変便利な機能です。
Outlookを使いこなせると、業務を円滑にすすめられるだけでなく、就職や転職の際にも役立つでしょう。
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