秘書とは、スケジュール管理や来客対応などを通じて上司をサポートする職業です。電話・メール・来客の対応、職場環境の整備、出張の手配、慶弔関連のギフト・メッセージ送信など業務は多岐にわたります。
この記事では、秘書の仕事に興味がある方に向けて、秘書の仕事内容ややりがい、向いている方の特徴について解説します。秘書を目指すうえで有利な資格や、身につくスキルについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
そもそも秘書とは？
秘書とは、経営陣や管理職などが、本来の業務に専念するための環境をつくり、秘書についている方の仕事をサポートする職業のことです。仕事内容の多くは、事務や調整業務です。就業先や担当する上司によって異なりますが、一般的に上司のスケジュール管理や社内外との調整、会議準備、来客対応、文書作成などの仕事を行います。上司の仕事内容を理解したうえで、的確かつ迅速なサポートが求められます。
グループ秘書（グループセクレタリー）とは？
グループ秘書とは、秘書室や秘書課といった部署に配属され、複数の上司やグループ全体の仕事をサポートする秘書のことです。企業にもよりますが、複数名の秘書がチームを組んで、上司たちのスケジュール管理や調整、会議準備、電話対応などを行います。担当のグループ全体が効率よく機能するような動きが求められます。
グループ全体の仕事をサポートする秘書が、グループ秘書であるのに対し、特定の上司ひとりをサポートする秘書を、個人秘書と呼びます。
秘書の主な仕事内容
秘書の仕事内容は多岐にわたります。就業先や上司によっても異なるでしょう。ここでは一般的な秘書の仕事内容について解説します。
スケジュールの調整・管理
上司のスケジュール管理や調整は、秘書の重要な仕事のひとつです。上司が効率よく仕事を進められるように、会議や打ち合わせなどのスケジュールを調整します。休憩時間や移動時間、会議の重要度などを配慮してスケジューリングすることが大切です。移動手段の確認や手配、会議室の準備なども秘書の仕事に含まれます。
来客対応／電話・メール対応
担当の上司宛の来客対応や、電話の取次ぎ、メール対応、郵便物の確認なども業務に含まれます。対応のひとうひとつは、上司や企業の印象を左右します。応接室への案内やお茶出しなども正しいマナーで丁寧に対応することが大切です。
出張などの手配業務
担当する上司の外出時や出張時に、移動手段や宿泊施設などを手配することも、秘書の仕事です。たとえば、飛行機や新幹線、ホテルの予約などがあげられます。会食に利用するレストランの予約や、取引先への手土産の手配が必要となる場合もあります。お礼状や年賀状などの用意まで、幅広く対応するケースもあるでしょう。
文書の作成・管理
上司の仕事に関連する文書の作成などにも携わります。たとえば、社内外で使用する会議や商談関連の文書、報告書類、精算書類などの作成を行います。Microsoft Officeソフトの基本的な操作スキルが求められるでしょう。また、必要な場面で適切な文書を探しやすいように、文書のファイリングやデータ化による整理を行うことも仕事のひとつです。
会議準備など社内業務のサポート
会議室や応接室の予約、備品管理、郵便物の管理、身のまわりの整理整頓など、上司が円滑に仕事を進められるように幅広くサポートすることも、秘書に求められる重要な役割です。経営陣や管理職は、社内外の関係者とのやり取りが多く、多量の仕事を抱えています。秘書は、担当する上司の状況を的確に把握し、細やかなサポートを行うことが大切です。
秘書のやりがい・メリットとは
感謝の言葉を伝えてもらえる
上司からの労いの言葉や感謝などを伝えられたときに、やりがいを感じられるでしょう。秘書の仕事は、上司のパートナーとしてサポートすることです。臨機応変な対応や、取引先への丁寧な対応などによって、上司からの信頼を得られます。
さまざまな出会いがある
秘書の仕事を通じて、普段では会えないような社内外の方々と関わる機会を、数多く得られます。多様な業界や職種のビジネスパーソンと仕事を行うことで、視野や人脈を広げることも可能です。
ビジネススキルが向上する
事務処理能力のほか、イレギュラー時の対応能力や判断力などさまざまなスキルが身につきます。多様な仕事を、複数同時進行でスピーディにこなすという秘書の仕事環境が、ビジネススキル向上につながります。
秘書に向いているのは？適性・特徴とは
秘書は社内外のさまざまな方と関わり、仕事内容も多岐にわたるため、向き不向きがあります。ここでは秘書に向いている方の特徴について解説します。
細やかな気配りができる
上司が円滑に仕事を進められるように、秘書には細やかな気配りが求められます。経営陣や管理職には多忙な方も多く、仕事の指示を出す余裕がない場合もあります。急な予定変更や、経験したことのないイレギュラーな仕事が発生することもあります。相手の立場や状況を考え、先まわりして対応することが重要です。
サポート役にやりがいを感じられる
陰ながら上司を支える仕事であるため、普段から誰かのサポートをすることが好きな方が向いています。簡単な仕事ではなく、上司を支える存在として、相手の立場に立って考えることのできる力が必要です。後方からのバックアップにやりがいを感じ、サポートに徹することができる方がマッチしています。
情報処理・収集能力が高い
秘書の仕事をこなすためには、高い情報処理能力や情報収集能力が必要です。秘書の仕事は多岐にわたり、複数のタスクを同時進行しなければなりません。優先順位をつけて、仕事を効率よく進める能力が求められます。日ごろから幅広く情報収集するスキルや習慣も、上司に有益な情報を提供する際に役立ちます。
管理能力がある
スケジュールやタスクの管理が得意な方が、秘書に向いています。秘書は、メインの仕事のひとつとして、上司のスケジュール管理や調整を行います。優先度を考慮して調整を行い、急な変更にも臨機応変に対応しなければなりません。プライベートも含め、習慣的に情報を整理している方は、秘書としての適性が高いでしょう。
英語などの外国語ができる
英語や中国語などの外国語が堪能な方は、秘書として活躍の場が広がるでしょう。外資系企業に限らず、近年ではグローバルに経営展開している企業が増えています。これにともなって、経営陣や管理職が海外の方と仕事をするケースも増加しています。上司のサポートにおいて外国語が必要となる場合、語学力が役立ちます。
秘書に向いていない方の特徴
秘書に向いていない方の特徴は以下のとおりです。
・時間にルーズである
秘書は上司のスケジュール管理や調整を行います。時間にルーズな場合、上司の仕事に支障をきたすでしょう。
・柔軟性に欠ける
経営陣や管理職の仕事には、数多くのイレギュラーが発生します。柔軟性に欠ける場合、秘書の仕事は困難でしょう。
・守秘義務を守れない
秘書の仕事は経営陣の会話や重要文書に接する機会が数多くあります。守秘義務を守れない場合、情報漏洩のリスクが高まります。
・自分のペースで仕事を進めたい
秘書は上司のペースに合わせて仕事を行います。自分自身のペースで仕事を進めたい方は、秘書の仕事には不向きでしょう。
未経験でも秘書にはなれる？
秘書の経験がなくても、応募できる求人はあります。特定の資格や学歴がなければ、秘書になれないということもありません。ただし、多くの場合、基本的なビジネスマナーやパソコンスキルは必要となります。担当の上司と信頼関係を築ける人柄や、秘書関連の資格などをアピールすることもおすすめします。
秘書になるために有利な資格とは
秘書検定（秘書技能検定試験）
秘書検定は、秘書の仕事に関する知識や技能について問われる検定です。秘書検定を取得していなくても、秘書の求人に応募することは可能です。しかし選考において、秘書検定の資格がアピールになる可能性があります。
検定試験は、3級、2級、準1級、1級に分かれています。電話対応や文書作成、敬語といった基本的なビジネススキルやマナーから、上級秘書としての多様な能力や的確な判断力まで試されます。3級、2級は筆記テストのみ、準1級、1級は筆記テストと面接によって合否が決まります。
CBS検定（国際秘書検定）
CBS検定とは、日本語と英語を活用したオフィス業務の実力を問う検定です。検定試験は、プライマリー試験とファイナル試験に分かれています。ビジネス英語、経営管理、秘書実務などに関する能力が審査対象です。
プライマリー試験に合格すると準CBS資格が得られます。準CBS資格の取得後、ファイナル試験に挑戦できるようになります。ファイナル試験に合格するとCBS資格が付与されます。外資系企業やグローバル企業の秘書を目指す場合、準CBS資格やCBS資格の取得をおすすめします。
秘書の仕事で身につくスキル・望めるキャリア
秘書として、多種多様かつ臨機応変なサポート経験を積み重ねることで、コミュニケーションスキルやホスピタリティ、判断力、柔軟性などが身につきます。
スキルを活かした社内のキャリアパスとしては、秘書としての昇格や、人脈・スキルを活かした他部署への異動などがあげられます。語学スキルを活かして、外資系企業の秘書へ転職することも可能です。企業での秘書経験を活かして、弁護士や政治家の個人秘書へ挑戦することも可能でしょう。
まとめ
秘書のメインの仕事は、経営陣や管理職などの仕事のサポートです。イレギュラー対応や、幅広い業務を通じて、コミュニケーションスキルや判断力、柔軟性などが身につきます。秘書は未経験からチャレンジできる職種ですが、情報処理能力や管理能力を高め、語学力をつけておくとよいでしょう。秘書への転職をご検討の際は、この記事で解説した秘書に求められる適性や有利な資格に関する情報を、ぜひお役立ててください。
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