ビジネスシーンにおいて、メモを取る機会は多くあります。メモの取り方が上手だと、情報の整理や新たなアイデアの企画、印象アップにもつながります。この記事では、ワンランク上のメモの取り方について解説しています。よくないメモの取り方や、ビジネスで役立つポイント、メモ帳の選び方などもご紹介していますので、ぜひお役立てください。
目次
メモを取る目的
メモは上司から教わった内容や、指示された内容を忘れないようにすることが目的です。入社時の研修から、クライアントとの打ち合わせまで、仕事のさまざまな場面で必要な、社会人の基本的なスキルです。情報を記録するほか、情報を整理する、アイデアを書き留める、といった役割があります。
メモが求められるシーン
メモは、業務の内容を覚える、上司から指示を受ける、といった日常の仕事で求められます。メモを取っておけば、教わった内容を見返して復習できます。内容を覚えておくために会議、打ち合わせ、研修、勉強会、顧客との打ち合わせなどでもメモが必要です。
メモを取るメリット
メモを取ると、要点をまとめる練習やアイデアの具体化にも役立ちます。ここでは、メモを取るメリットを解説します。
忘れないように記録する
メモを取ると、忘れないように記録できる点が大きなメリットです。仕事を抱えるほど記憶しなければならない情報が増えますが、脳がすべてを記憶することは不可能です。メモを備忘録として残しておけば、忘れてしまう情報を補えます。脳に考えるための容量を確保でき、気持ちにゆとりも生まれます。
要点をまとめる練習になる
メモを取るなかで、要点をまとめる習慣がつきます。会議や商談中は多くの情報が飛び交いますが、すべてをメモしようとすると会話のスピードに追いつくことができません。メモはすべてを書くのではなく、重要な要点・キーワードを整理して書きます。メモに残すべき情報を取捨選択するなかで、要点を見つける力がつきます。
アイデアを具体化しやすい
ふと思い浮かんだアイデアは、そのままだと曖昧な状態ですが、メモを取ることで具体化しやすくなります。紙に書き出すために言語化して可視化すれば、アイデアの問題点や課題点も浮き彫りになり、実現するための道筋を見つけやすくなります。些細な考えや気づきをメモしておけば、後から見返した際に大きな発見につながるでしょう。
相手からの信頼が得られる
メモを取ると、打ち合わせや会議などで相手からの信頼を得られます。熱心にメモを取っていると、話している相手に真剣さが伝わり、好印象を与えられるためです。聞き漏らさないように聞いていることが好感や信頼感、話をある程度理解してくれているだろうという安心感につながります。メモを取る行為が、信頼関係の構築に役立ちます。
よくないメモの取り方
メモを取っても活用しにくい場合、原因と解決方法があります。ここでは、よくないメモの取り方を解説します。
一言一句書きとめる
一言一句もらさずメモしようとすると、メモすることばかりに集中して要点を聞き逃してしまいます。すべてをメモする必要はなく、話の意図をつかみ、的確に情報を取捨選択する必要があります。重要なポイントを見極め、メモすることが大切です。
字が汚い
字が汚く、読めないほどの走り書きでは、メモとしての機能が果たせません。見返したときに読めないと、何度も読み返す必要があり非効率です。誤読によりミスにつながる可能性もあるため、最低限読める字で書くことを心がけましょう。
どこに書いてあるかわからない
どこに書いてあるかがわからないという状態は、見返す習慣がつかず、最終的にメモを取らなくなります。メモは1冊にまとめ、上部に日付を書くといった工夫をするだけでわかりやすくなります。
基本のメモの取り方
効率よくメモを取るために、押さえておきたい基本のポイントがあります。ここでは、基本のメモの取り方について解説します。
タイトル・日付を記入する
いつの、何の情報がまとめられているのかが瞬時にわかるように、メモの上部にタイトル、日付、場所を記載します。後日見返すときに効率的に探すことができ、たとえば、何度も打ち合わせをするプロジェクトでは、時系列で流れを把握しやすくなります。打ち合わせの場所や、会議に参加したメンバーを書いておくのもおすすめです。参加者に情報共有する際に共有漏れを防げます。
要点とキーワードだけを書く
メモは聞いた言葉すべてではなく、要点や後で思い出しやすいキーワードに絞って書きます。内容を理解しながら情報の優先順位をつけ、取捨選択する作業が必要です。会議の議事録をつくる際も、メモの段階で要点がまとまった状態の大枠ができているため、作成時間が短縮できます。
色分けする
ボールペンで色分けをすると、後から見返す際にわかりやすくなります。黒を基本の色として、赤は重要なポイントや緊急性の高いこと、青は自分の意見やアイデアといったように決めておくと、ひと目で情報を理解できます。あまり多くの色を使うとわかりにくくなるため、3色程度が最適です。
余白をしっかり残す
コメント欄として、余白をしっかり残してメモをしましょう。後から浮かんだアイデアや考え、調べた情報を追加し、メモをブラッシュアップできます。紙面の下側の3分の1はメモスペースにする、といったようにあらかじめ決めておくと余白を作りやすくなります。コメントすることがなくても、余白があれば見やすくなります。
ビジネスで役立つワンランク上のメモの取り方
ビジネスシーンでは、仕事がはかどるメモの取り方を身につけましょう。ワンランク上のメモの取り方を解説します。
5W1Hを意識する
上司から指示を受けた場合は、5W1Hを意識してメモをすると情報の抜け漏れを防げます。5W1Hとは、以下の項目です。
・いつ 仕事の期限
・どこで 仕事の場所
・誰が 担当者
・何を 仕事内容
・なぜ 仕事をする理由
・どのように 進行方法
5W1Hを使うと、簡潔に効率的にメモをすることが可能です。
メモは1冊にまとめる
メモはいつ、どこで必要になるかわからないため、すぐに取り出せて持ち歩けるサイズのメモ帳を1冊用意しましょう。1冊にまとめると、時系列でメモが並ぶため、見返しやすくなります。メモ帳を内容やクライアントごとに分けると、常に数冊持ち歩かなければなりません。目的の情報を探すのにも時間と手間がかかり、メモ同士の関連性がわかりにくく非効率です。
自分のコメントを記載する
メモをしていて気になったことや考え、感情、読み返して気づいたことがあればコメントを記載しましょう。情景とともにメモをした内容を思い出しやすく、質の高い情報になります。過去に書いたコメントを読み返す際に、新しいアイデアが浮かぶこともあります。自分のコメントは色を変えたり、線で囲ったりすると事実と区別できます。
メモ帳の選び方
メモ帳はさまざまな種類があるため、どれがよいのか迷う人も多いでしょう。ここでは、メモ帳の選び方について解説します。
サイズで選ぶ
伝言や細かい備忘録は、ポケットに入れて持ち運べるようなコンパクトサイズのメモ帳がおすすめです。議事録やアイデアのメモは、多くの情報を書き込めるようにノートタイプの大きなサイズが最適です。
罫線の有無で選ぶ
メモ帳の中紙のデザインは、横罫、方眼罫、無地の3種類が主流です。横罫は文字をきれいに書くことができるのと、方眼罫は定規を使わなくても図やグラフを書きやすい点が特徴です。無地は罫線がないため、自由にアイデアやグラフ、イラストを書きたい方に最適です。
開く向きで選ぶ
メモ帳は、縦に開くタイプと、横に開くタイプがあります。縦に開くタイプは片手で持ち、立ったままメモをする機会が多いときに向いています。横に開くタイプは左右にページが広がるため、多くの情報を書き留めるときに適しています。
まとめ
メモの取り方は、意識次第で向上できます。一言一句書くのではなく、要点とキーワードを抽出し、あとから追記できるよう余白を残すのが基本です。ワンランク上のメモの取り方を目指すなら、5W1Hを意識し、メモは1冊にまとめましょう。効率的な情報管理やアイデアの可視化、相手からの信頼獲得につながるビジネスツールとして役立てられます。
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