一般事務について、オフィスでの事務という漠然としたイメージを持っているが、内容はよく知らないという方も多いかと思います。
そこで本記事では、一般事務とは何か、詳しく説明します。
具体的には一般事務の仕事の種類や内容、給料、必要なスキルや身につくスキル、メリット・デメリットなどについて解説します。
この記事を読めば、一般事務についての知識を学ぶことができ、自分が働く際の具体的なイメージをつかむことができます。これから一般事務として働こうとしている方、一般事務に興味を持っている方・知りたい方はぜひ一読してみてください。
一般事務とは
一般事務とは「事務職」と呼ばれる仕事の中でもっとも基本的な役割を担う役職です。「OA事務」と呼ばれることもありますが、一般事務と意味は同じと考えて大丈夫です。仕事内容は資料や契約書などの書類作成のほか、来客の対応やメール・電話対応、データ入力など多岐にわたります。こうしたデスクワークが中心となるため、特別なスキルや資格は必要でない場合が多く、未経験者も応募することのできる募集が多いです。定時に退社しやすいなどのメリットもあるため、人気のある職種です。
一般事務の仕事内容と給料
一般事務の基本的な仕事内容を表にまとめました。
| 書類の作成、管理 | 会議の議事録、請求書などのあらゆる書類を作成・管理する仕事。一から自分で作成するのではなく、テンプレートに情報を入力していく場合が多い。 |
| データ入力 | 営業、マーケティング、顧客情報などのデータをパソコンに入力する仕事。正確性が求められる。 |
| 電話・メール対応 | 会社にかかってきた電話や会社宛のメールを担当者へつなぐ仕事。代表電話は基本的に一般事務の席につながる。 |
| 来客対応 | 会社に来客があった際に対応する仕事。来客者の受付や会議場のセッティング、会議場所までの案内などを行う。会社の最初の顔となる大事な役割を担う。 |
| 備品管理 | 会社内で使われる消耗品の管理・調達、コピー機やパソコンなどの管理・修理依頼を行う仕事。社員が快適な環境で働くための重要な役割を果たしている。 |
一般事務にはこのほかにも多くの仕事が存在します。その会社は一般事務にどのような役割を任せているのかしっかり確認しましょう。
また、一般事務の給料はどれくらいなのでしょうか？一般的には時給1,000～1,400円が相場であるとされています。しかし、自分の持っているスキルや経験によって給料は変わってきます。
一般事務の仕事の1日
基本的に経理など他の事務系の職種と同じリズムで仕事をこなします。8:30頃に出勤し昼休憩を挟んで17:30頃には退社、といった流れの1日です。一般事務の仕事はルーティンワークであることが多く、その日にやるべき仕事が決まっているので、自分でうまくスケジュールをたててしっかり仕事をこなせれば定時に帰ることができます。急なトラブルが起こった場合や繁忙期を除けば、基本的に残業はないと考えてよいでしょう。
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一般事務のスキル
一般事務の仕事をこなす時に必要なスキル、身につくスキルはどんなものがあるのでしょうか。
必要なスキル
パソコンソフトのスキル
資料作成やデータ入力の時に必須となるWordやExcelといったようなパソコンソフトの基本的な操作が必要な職場が多いです。
コミュニケーションスキル
業務の中では、社外・社内に関わらずいろいろな人とコミュニケーションをとることになります。意思の疎通をしっかりと図り、業務に支障が出ない円滑なやりとりを実現するためにコミュニケーションスキルはとても重要です。
基本的なビジネスマナー
電話対応や来客対応の際、一般事務の方は最初の「会社の顔」として認識されます。その時に社外の方に好印象を抱いてもらえるような最低限の敬語や所作、ビジネス会話など基本的なビジネスマナーを身につけておくと会社を気持ちよくサポートできるでしょう。
これらの必要なスキルは事務仕事に関わらず、生きていく中で自然と身につくような側面もあります。つまり今まで事務仕事を経験していない方でも、それまで営業職をやっていた、接客を長年やっていたというような経験があれば自ずとこれらのスキルは身についているかもしれません。
身につくスキル
一般事務職は未経験でも採用している場合があります。つまり必要なスキルとして上記した「パソコンソフトのスキル」、「基本的なビジネスマナー」などは業務をこなす中で自然と身につけることができるでしょう。また、部署によっては海外とのやりとりを行うこともあるので「英語でのビジネス会話」や、専門分野を扱う部署では「専門分野の知識」などプラスアルファのスキルを身につけることができます。自分の努力によってスキルアップをすれば、社内で任される業務の幅も広がりますし、転職を考えた時も非常に重要なアピールポイントとなり得ます。
一般事務のメリット・デメリット
ここでは一般事務のメリットとデメリットについて説明をします。
一般事務のメリット
未経験でも始めやすい
先述した通り、一般事務職は未経験でも採用している場合があります。専門的な知識や高度な技術を必要としないため、事務職の仕事をしたことがない方にとってチャレンジしやすい職といえます。
事務業務やパソコンのスキルが基礎から身につく
こちらも先述しましたが、一般事務職にとって必要なスキルである「パソコンソフトのスキル」、「ビジネスマナー」などは業務をこなす中で身についていきます。何よりも基礎から、そして実際に使える能力として自分のスキルとなります。一般事務の業務をより効率的に処理できるようになるだけでなく、仕事への向き合い次第では転職を考える時など、自分のキャリア形成に対しても役立てられます。
就業時間が定まっており、プライベートと両立しやすい
一般事務の業務は基本的にルーティンワークなため、終業時間が定まっていることが多く、残業が少ないといえます。子育てや自分の夢に向かっての活動と両立させたい、ワークライフバランスを考えた働き方をしたいという方にとっては適している職であるといえるでしょう。
一般事務のデメリット
仕事が地道なルーティンワーク
ルーティンワークというのは違う見方をすればデメリットになり得ます。同じことを毎日こなす業務になるため、自分の意見を発信していきたい、クリエイティブな仕事に携わりたいと考えている方にとっては物足りないと感じることもあると思います。しかし、地道な作業を淡々とこなしていくことが得意な方にとってはオススメです。
自分の努力が見えにくい
普段の会社の中で「当たり前に行われている」と感じてしまうような仕事が中心であるため、自分の努力が見えにくく、会社の人からの評価に繋がりにくいという側面もあるかもしれません。しかし、一般事務の仕事をこなしてくれる方がいるからこそ会社が成り立っているわけですし、縁の下の力持ちのような役割を果たすことが好きな方にはオススメです。
まとめ
今回の記事では一般事務という職種について見てきました。どの会社でも存在する「事務職」の最も基本となっている一般事務は、未経験でも始めることができたり就業時間が定まっていたりという利点のほか、基本的なビジネススキルやビジネスマナーを身につけられるという面で非常に優れています。自分のスキルを高め、将来のキャリアアップにつながるといえるでしょう。
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