総務の仕事は業務範囲が幅広く、具体的な仕事のイメージをもちにくい方も多いのではないでしょうか。この記事では、総務の仕事内容や給与、必要なスキルについて解説します。仕事のやりがい、1日の仕事の流れについても紹介しますので、未経験から総務の仕事にチャレンジしたい方はぜひお読みください。
目次
総務の役割とは？
総務の役割とは、社員が業務をスムーズに進められるような企業の環境作りです。会社全体の状況を把握し、業務の効率化を実現するために活躍します。たとえば人事や営業事務などの部署からのニーズを聞き取り、ペーパーレス化や工数削減を進めるためにシステム・機器の導入などをおこないます。
また企業によっては、経営陣と現場をつなぐ役割を果たします。たとえば、経営会議で決まった内容に基づいて社員向けに文書を作成したり、新しく決められた制度を周知したりする業務などです。
社員が働きやすい環境を整えるために携わる業務が多く、やりがいをもって進められる仕事といえます。
総務の仕事内容
総務は組織全体を円滑に動かすために、以下のような幅広い業務を担当しています。
● 機器・備品の発注や管理
● 施設管理
● 文書管理
● 株主総会・取締役会の企画・運営
● 社内行事の企画・運営
● 電話・メール・来客対応
● 福利厚生業務
ここからは、総務の仕事内容について見ていきましょう。
機器・備品の発注や管理
総務はパソコンや電話、デスク、椅子などの社内で使用するあらゆる機器や備品の管理をおこないます。品名や残数、保管スペースなどを記録し、不足しないように定期的に発注します。
コピー機やシュレッダーなどの機器に不具合が起きた際の対応や、メンテナンスを業者に依頼するのも業務の一環です。またコピー用紙や封筒などの備品の発注・補充もおこないます。
施設管理
従業員が安心して仕事に取り組める環境を整えるために、オフィスや施設を管理します。たとえば、照明や空調の調節・管理や清掃業者の手配、防災設備の管理などです。故障した場合は業者へ修理を依頼します。企業によっては、駐車場や倉庫の契約や管理なども任されます。
文書管理
総務は、稟議書や契約書、会議で使用する資料などの重要文書を作成・管理します。
文書を管理する際には、文書の種類や日付などがわかるようにまとめておくと、必要なときにすぐ取り出せるでしょう。書類によっては、法律に基づいて適切に管理する必要があるため、保管期限・保管方法を確認することが重要です。
株主総会・取締役会の企画と運営
一般的には株主総会・取締役会の企画や事務局の運営は、総務の業務として扱われます。総会全体のシナリオの作成や必要書類の作成、会場手配、招集通知などです。当日に配布する必要書類が多い場合は、印刷業者に発注します。
社内行事の企画・運営
総務の業務のひとつに、入社式や社員旅行、社員総会などの社内行事の企画・運営があります。たとえばスケジュール・予算の作成、告知や出欠管理、会場手配、招集通知、当日の案内などです。企業によっては、入社式は人事が担当することもあります。
電話・メール・来客対応
総務は、代表電話やメールへの問い合わせの一次対応をします。問い合わせ内容を把握して、スムーズに仕事が進むように担当部署へ共有しなければなりません。また企業によっては、会議室や応接室への案内などの来客対応も総務でおこなっています。
電話対応のマナーが気になる方は、以下の記事をチェックしてください。
電話応対のビジネスマナーを解説！基本のマナーを習得しよう
福利厚生業務
福利厚生制度の設計、見直し・運用などの福利厚生に関する業務も総務が担当します。休暇制度、育児・介護の制度、健康診断など、企業によって取り扱う制度は異なります。キャリアを積んでいくと、企業の環境改善のために新たな制度の企画や導入の検討も任されるようになるでしょう。
総務の給与
総務の年収は正社員で359万円、年収から賞与を考慮せずに計算すると月収は38万円程度です。
一方で、総務の派遣社員の時給は1,447円です。1日8時間、月20日勤務と仮定すると、派遣社員の月収は231,520円、年収は277万8,240円となります。
ほかの事務職における正社員の年収と、派遣社員の時給は以下のとおりです。
| 職種 | 正社員の年収 | 派遣社員の時給 |
| 一般事務 | 322万円 | 1,261円 |
| 営業事務 | 363万円 | 1,296円 |
| OA事務 | 315万円 | 1,445円 |
| 経理事務 | 364万円 | 1,341円 |
| 貿易事務 | 309万円 | 1,570円 |
総務はほかの事務に比べると、比較的給与が高いことがわかります。
ほかの事務職の業務内容や給料を詳しく知りたい方は、以下のリンクからチェックしてください。
職種一覧【働き方ガイド】
参照：求人ボックス 給料ナビ（求人統計データ）
総務に必要なスキル
総務を目指す際は、以下のような実務に必要なスキルを身につけましょう。
● パソコンスキル
● コミュニケーションスキル
● 情報処理スキル
● スケジュール管理能力
● 臨機応変に対応する力
ここでは、総務の仕事に必要なスキルについて解説します。
パソコンスキル
総務は、機器や備品の発注書や株主総会・取締役会で使う資料など、数多くの資料を作成します。資料を作成する際に利用するExcelやWord、PowerPointなどのスキルは必須です。
Excelのスキルが不安な方は、こちらの記事をチェックしてください。
知っておくべきExcelの使い方 最初にやるべき設定を詳しく紹介
コミュニケーションスキル
総務は社内だけでなく、顧客や取引先とのやり取りも発生するため、コミュニケーションスキルが不可欠です。社内の部署間の調整役として、気配りや心配りができるかどうかも重要です。
コミュニケーションスキルについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
仕事上で求められる3つのコミュニケーションスキルとは？
情報処理スキル
総務は、人事や労務といった他部署と連携して業務をおこなう場面が数多くあります。さまざまな部署から必要情報を収集して、正確に処理する能力が求められます。
スケジュール管理能力
総務の仕事は領域が広いため、マルチタスクを遂行するためのスケジュール管理能力が必要です。タスクの優先順位を見極めて、ふせんや手帳にメモをしながら予定を調整して業務をおこないましょう。
スケジュール管理能力を磨きたい方は、こちらの記事もご覧ください。
仕事におけるタスク管理・スケジュール管理の方法とは？ コツを知って仕事を効率化しよう
臨機応変に対応する力
総務は会社の窓口としてさまざま業務が舞い込んでくるため、臨機応変に対応する力も不可欠です。社内ルールが定められていないケースも多く、自分で適切な対応を考える必要があります。最初は上司に指示を仰ぎながら仕事を進め、経験を積んでからは自分で判断する機会も増えるでしょう。
総務事務で活きる資格
総務事務として活きる資格には以下のようなものがあります。
● 衛生管理者
● 社会保険労務士
● 中小企業診断士
それぞれの資格の概要や、担当できる仕事について見ていきましょう。
衛生管理者
労働安全衛生法に定められた衛生管理者とは、就業中の労働災害や健康障害を防ぐことです。労働安全衛生法第10条第1項に定められた、以下のような業務を担当します。
● 健康に異常がある方の発見および処置
● 作業環境の衛生上の調査
● 作業条件や施設などの衛生上の改善
● 労働衛生保護具や救急用具などの点検・整備
衛生管理者は、事業所の従業員が常時50人以上になったときに選任しなければなりません。同じ会社であっても、50人を超えていれば支店や店舗ごとに選任する必要があります。
社会保険労務士
社会保険労務士（社労士）とは、企業の人事・労務管理全般に関する問題点を指摘して、改善策をアドバイスする仕事です。社労士が担当する主な仕事は、次のとおりです。
● 社会保険の加入手続き
● 補助金・助成金の申請
● 労働法に関するコンサルティング
労働法に関するコンサルティングは、社労士の独占業務とされています。
中小企業診断士
中小企業診断士とは、中小企業の経営課題を解決するための診断とアドバイスをする専門家です。国家資格である中小企業診断士は、以下の業務をおこないます。
● 企業の成長戦略の策定に対してアドバイスする
● 策定した成長戦略を実行するための経営計画を立てる
● 経営環境の変化を踏まえた支援をする
● 行政や金融機関などのパイプ役を担当する
上記の仕事以外にも中小企業を支援するために、さまざまなサポートをします。
総務に向いている方
以下のようなスキルや仕事が好きな方は、総務の仕事に向いています。
● マルチタスクが得意な方
● コミュニケーションスキルがある方
● 人をサポートするのが好きな方
● リスク管理ができる方
ここでは、総務に向いている方について解説します。
マルチタスクが得意な方
総務の業務は多岐にわたるため、一点集中型の方よりも複数のタスクを並行して処理できる方が適しているといえます。優先順位を付けながら、効率よく業務を進めていきましょう。予想していなかった仕事が舞い込みやすく、臨機応変にスケジュールを調整しながら仕事を進めていくことが大切です。
コミュニケーションスキルがある方
総務は他部署とのつながりの多い業務があるため、円滑にコミュニケーションを取れるスキルが求められます。人当たりがよく社交的であれば、仕事をスムーズに進められるでしょう。また相手の話を傾聴し、要望をくみ取る能力があると、業務改善のための施策を作りやすいといえます。
人をサポートするのが好きな方
総務の仕事は、社員が心地よく仕事を進められるような環境作りの一面があります。サポートをするのが好きな方であれば、こうした総務の仕事にやりがいを持って取り組めるでしょう。社員とコミュニケーションを取りながら仕事を進めるため、直接感謝の言葉をもらえる機会が多いはずです。
リスク管理ができる方
総務は重要文書を管理する機会が多いため、リスク管理ができる方が求められます。たとえば、株主総会や経営会議、新制度に関する資料の管理などです。総務は、物事を慎重に進めるのが得意な方に向いているといえます。
総務のやりがい
総務の業務は、以下のようにやりがいも大きいのが特徴です。
● 組織全体に関われる
● 人をサポートする喜びを味わえる
● マネジメント職へのキャリアアップも目指せる
ここでは、仕事のやりがいについて見ていきましょう。
組織全体に関われる
総務は組織全体の運営・基盤などの組織作りに関わります。営業やマーケティング、開発などのあらゆる部署とつながり、仕事をスムーズに進めるための制度設計などをおこないます。
人をサポートする喜びを味わえる
人をサポートする喜びを味わえるのも総務のやりがいといえます。新しいシステム・機器を導入したあとは、社員へのアンケートから満足度を把握できます。また社内行事では楽しそうにしている従業員の顔を見られるため、イベントを企画・運営した達成感を味わえるでしょう。
マネジメント職へのキャリアアップも目指せる
総務の経験を積むことで、管理業務全般に関わるマネジメント職へのキャリアアップが目指せます。総務は事務から社内行事の企画・運営など、バックオフィス全般の幅広い経験を積めるチャンスがあります。自分の目指したいキャリアに関連した資格を取得しておけば、マネジメント職への足がかりとなるでしょう。
総務の1日の流れ
総務の1日の流れの一例は、以下のとおりです。
● 08:30 出社（メールチェックや消耗品の補充、在庫管理など）
● 09:00 始業（発注業務や郵便物の仕分け、電話対応、来客対応など）
● 12:00 休憩
● 13:00 午後の業務開始（書類作成や会議の準備、会議など）
● 18:00 退社
出社したらまずはメールをチェックし、消耗品の補充や在庫管理などをおこないます。その後は発注業務や郵便物の仕分けなどのルーティーンワーク、必要に応じて電話・来客対応などをします。休憩をとったら書類作成や会議の準備をして、場合によっては会議に参加するケースもあるでしょう。
月次業務のある月末月初や経理業務が集中する年度末、社内イベントの準備などのタイミングでは、通常以上の業務量となり残業が発生します。企業にもよりますが、新年度を迎える3〜4月は1年のなかで特に忙しくなる時期といえます。
総務事務の仕事が気になる方は、以下の求人をご確認ください。
人事・総務事務のお仕事・求人一覧
未経験から総務になるには
総務は企業によって担当する業務が異なるため、求人票に書かれた仕事内容に近い経験があると採用されやすくなります。企業は即戦力を求めていることが多く、前職と共通する業務をアピールすると採用されやすいでしょう。
未経験から総務の仕事にチャレンジしたい方は、派遣社員として経験を積むことも手段のひとつです。総務の派遣社員として活躍したい方は、JOBNETをご利用ください。
JOBNETは未経験から挑戦する方を支援する制度が整っています。キャリアアップサポート制度として、パソコンに関するOAスキルアップやeラーニングなどを実施しています。
未経験から総務の仕事にチャレンジしたい方は、JOBNETにぜひご登録ください。
登録会の申し込みはこちら
まとめ
総務は備品や機器の管理から社内行事の企画・運営など、会社の組織全体の運営に関わる幅広い業務を担っています。業務内容は流動的ではありますが、部署を横断して組織全体に関わることです。
人をサポートする喜びを味わえたり、またキャリアアップを目指せたりするなど、やりがいのある仕事といえます。総務はマルチタスクが得意な方やコミュニケーションスキルがある方、人をサポートするのが好きな方などに適しています。
マンパワーグループのJOBNETでは、未経験からチャレンジできる総務の仕事を紹介しています。人気の在宅勤務の求人や大手企業や有名企業、高時給の求人も豊富に取り扱っています。総務にチャレンジしたい方は、ぜひ一度JOBNETをチェックしてください。
総務のお仕事・求人一覧はこちらから
