総務の仕事は業務範囲が多岐にわたることから、具体的な業務のイメージをもちにくいと感じている人も多いのではないでしょうか。この記事では、総務の仕事内容に興味のある方、総務として働くことを検討している方に向けて、総務の仕事内容や給与について解説しています。必要なスキルややりがい、1日の仕事の流れについてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
総務の仕事内容
総務は組織全体を円滑に動かすために、幅広い業務を担当しています。ここでは、総務の仕事内容について解説します。
機器・備品の発注・管理
パソコン、電話、デスク、椅子など、社内で使用するあらゆる機器・備品の管理は、総務の役割です。品名や残数、保管スペースなどを記録して、不足することがないように、定期的に発注をします。コピー機やシュレッダーなどの機器に不具合が起きた際の修理や、メンテナンスを業者に依頼するのも業務の一環です。
施設管理
従業員が安心して仕事に取り組める環境を整えるために、施設を管理するのも総務が行う業務です。施設の管理としては、照明や空調の調節・管理、清掃業者の手配、防災設備の管理などが挙げられます。企業によっては、駐車場や倉庫の契約や管理なども任されます。
文書管理
稟議書、契約書、機器・備品の発注書、会議で使用する資料などの重要文書を作成・管理するのも、総務の業務の一環です。文書を管理する際には、文書の種類や日付などがわかるようにまとめておくと、必要なときにすぐ取り出せます。書類によっては、法律にもとづいて適切に管理する必要があるので、注意しましょう。
株主総会・取締役会の企画・運営
株主総会・取締役会の企画、事務局の運営は、総務の業務として扱われるのが一般的です。具体的には、総会全体のシナリオの作成、必要書類の作成、会場手配、招集通知などを行います。当日に配布する必要書類が多い場合は、印刷業者に発注するケースもあります。
社内行事の企画・運営
総務の業務のひとつに、入社式、社員旅行、社員総会などの社内行事の企画・運営があります。具体的には、スケジュール・予算の作成、告知や出欠管理、会場手配、招集通知、当日の案内などを行います。行事によっては、当日の司会を担当する場合もあります。
電話・メール・来客対応
代表電話やメールへの問い合わせの一次対応も、総務の業務である場合がほとんどです。問い合わせ内容を把握して、担当部署へ共有します。郵送物に関しても同様で、担当部署や担当者に仕分ける作業を行います。また、会議室や応接室への案内などの来客対応も、総務で対応している企業もあります。
福利厚生業務
福利厚生制度の設計、見直し・運用などの福利厚生に関する業務も、総務の業務です。休暇制度、育児・介護の制度、健康診断など、企業によって取り扱う制度は異なります。場合によっては、企業の環境改善のために、新たな制度の企画や導入の検討も任されるでしょう。
総務の給与
求人ボックスの「給与ナビ」によると、総務の平均年収は約348万円と示されています。全体の平均年収の幅は295〜831万円と広いため、経験やスキル、勤務先の企業によって異なることがわかります。また、月収で換算すると約29万円で、初任給は約20万円が相場と記載されています。
※参考：総務の仕事の平均年収 求人ボックス 給料ナビ（2023年10月時点）
総務に必要なスキル
総務を目指す際には、実務に必要なスキルを把握することが重要です。ここでは、総務の仕事に必要なスキルについて解説します。
パソコンスキル
総務の仕事では、機器や備品の発注書や株主総会・取締役会で使う資料など、多くの資料を作成します。そのため、資料を作成する際に利用する、ExcelやWord、PowerPointなどのスキルは必須です。
コミュニケーションスキル
総務は社内のみならず、顧客や取引先とのやり取りも発生するため、コミュニケーションスキルが必要です。社内の部署間の調整役として、気配りや心配りができるかどうかも重要です。
情報処理スキル
情報処理スキルも総務に必要なスキルのひとつです。総務は他部署と連携して業務を行う場面が多いため、各部署から必要情報を収集して、正確に処理する能力が求められます。
スケジュール管理能力
総務の仕事は領域が広いため、マルチタスクを遂行するためのスケジュール管理能力が必要です。各タスクの優先順位を見極めて、予定を調整しながら業務を行うことが求められます。
臨機応変に対応する力
総務は会社の窓口として、さまざま業務が舞い込んでくるため、適宜臨機応変に対応する力も必要です。社内ルールが定められていないケースも多く、自分で適切な対応を考える必要があります。
総務に向いている方
総務に適している方には、共通した特徴があります。ここでは、総務に向いている方について解説します。
マルチタスクが得意な方
マルチタスクが得意な方は、総務に向いています。総務の業務は多岐にわたるため、一点集中型の方よりも、複数のタスクを並行して処理できる方が適しているといえます。
コミュニケーションスキルがある方
コミュニケーションスキルがある方も、総務に適しています。総務は、他部署とのつながりの多い業務があるため、相手と円滑にコミュニケーションを取れるスキルが求められます。人当たりがよく社交的であれば、依頼もスムーズにできるでしょう。
人をサポートするのが好きな方
人のサポートをするのが好きな方も、総務に向いています。総務は裏方と見られることが多いため、仕事で目立ちたいと思っている方よりも、目に見えないところで人を支えるのが好きな方のほうが適しています。
リスク管理ができる方
リスク管理ができる方も、総務に適しています。総務は重要文書を管理する機会が多いため、リスク管理ができる方が求められています。そのため、物事を慎重に進めるのが得意な方が向いているでしょう。
総務のやりがい
総務の業務は流動的ではありますが、その分やりがいも大きいのが特徴です。ここでは、総務のやりがいについて解説します。
組織全体に関われる
組織全体の運営、組織運営基盤などの組織作りに関われるのは、総務のやりがいのひとつです。総務は、営業やマーケティング、開発などのあらゆる部署とつながりがあるため、組織全体に関わることができます。
人をサポートする喜びを味わえる
人をサポートする喜びを味わえるのも、総務のやりがいといえます。さまざまな部署と関わりをもつため、従業員から直接感謝の言葉をかけられる場面も多いです。社内行事では楽しそうにしている従業員の顔を見られるため、達成感を味わえるでしょう。
マネジメント職へのキャリアアップも目指せる
管理業務全般に関わるマネジメント職へのキャリアアップが目指せるのも、総務のやりがいのひとつです。事務から社内行事の企画・運営など、バックオフィス全般の幅広い経験が積めるチャンスがあります。
総務の1日の流れ
総務の1日の流れは以下のとおりです。一例として、参考程度にしてください。
・08:30 出社（メールチェック、消耗品の補充、在庫管理など）
・09:00 始業（発注業務、郵便物の仕分け、電話対応、来客対応など）
・12:00 休憩
・13:00 午後の業務開始（書類作成、会議の準備、会議など）
・18:00 退社
出社したらまずはメールをチェックし、消耗品の補充、在庫管理などを行います。その後、発注業務や郵便物の仕分けなどの定型的なタスクをこなし、必要に応じて電話・来客対応などを行います。休憩をとったら、書類作成や会議の準備をし、会議に参加します。
基本的に残業は多くありませんが、月次業務のある月末月初や、経理業務が集中する年度末、また社内イベントなどの準備が入ると、通常以上の業務が発生して残業が発生するケースもあります。企業にもよりますが、3月〜4月は1年のなかで特に忙しくなる時期といえるでしょう。
未経験から総務になるには
総務は組織全体に関わる業務であるため、実務経験の浅い新卒社員が配属されることは、極めて少ないでしょう。新卒採用の場合、まずは他部署で経験を積んで、異動によって配属されるというケースが多くあります。
中途採用の場合も同じで、未経験者を積極的に採用している企業はほとんどありません。未経験で総務を目指したい場合は、前職でのスキルや経験を活かした総合的なスキルをアピールするとよいでしょう。企業によって求めるスキルや経験はさまざまですが、総務は多くの部署との連携が必要となる仕事のため、コミュニケーション力を重視する企業が多い傾向にあります。
まとめ
総務は、備品や機器の管理から社内行事の企画・運営など、会社の組織全体の運営に必要な幅広い業務を担っています。業務内容は流動的ではありますが、部署を横断して組織全体に関わることができたり、人をサポートする喜びを味わえたり、またキャリアアップを目指せたりするなど、多くのメリットが得られる仕事です。マルチタスクが得意な方やコミュニケーションスキルがある方、人をサポートするのが好きな方などに適しています。
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