これであなたもデキルビジネスパーソン
段取りよく仕事を進める9つのステップ

仕事を効率よく進めていくためには、きちんと段取りを立てることがまず重要です。
ここでは、上手な段取りの立て方や、スムーズに仕事を進めるための方法を、9つのステップに分けて説明してきます。
 
 

段取りとは準備のこと

「段取り」とは、物事を進める上での順序・手順・準備のことです。「段取り八分」という言葉があるように、物事が成功するかどうかの鍵は準備にあるといっても過言ではありません。
 
簡単な仕事であれば段取りが不要なこともあります。しかし、手順が多い複雑な仕事や時間を要する仕事は、おおよその所要時間のめどをつけ、その上でいつ、どのくらいの時間配分で対応するか前もって確認しておく必要があります。きちんと段取りを立てなければ納期に間に合わなかったり、ミスにつながったりする可能性があります。
 
また、複数の仕事を同時に抱えることもあるでしょう。そのような場合も段取りを立ててから着手することで、効率的に仕事を進められるのです。
 
 

その仕事の目的や目標を明確にする

仕事に取りかかる前に、まず、その仕事の目的や目標は何なのかを明確にすることが大切です。たとえば「売り上げ目標を達成する」「新規顧客を○件獲得する」「回答を統一化するためにFAQを作成する」「マニュアルを改訂する」など具体的な目標を設定しましょう。そうすることで必要な作業がおのずとわかり、効率的に仕事が進められます。
 
また、目的や目標を具体的にすることで、自分の仕事に対するモチベーションも上がってくるでしょう。
 
 

期限の設定は余裕をもって

仕事の期限は、余裕をもった設定にしましょう。具体的には、締切よりも1日程度多く見積もっておくと安心です。ここに余裕がないと、不測の事態が起きたときに対応できないことがあります。

最初に、納期までの作業配分や時間配分を決めます。納期の前日などに再度確認し、ミスに気づいた場合にも修正できるようにしましょう。
 
 

必要なタスクをリストアップする

期限が決まった後は、どのような作業が必要か洗い出し、リスト化していきます。リスト化することで、やるべきことが明確になり、作業の漏れがなくなります。また、各作業や全体としてどれくらいの時間が必要なのかが分かり、効率的に作業を進められるようになります。
 
 

優先順位を決定する

作業をリスト化した後は、各作業に優先順位をつけて、優先度が高いものから作業を進めていきます。優先順位をつけるときには、納期の順番だけでなく、自分にしかできないものなのか、部下などに任せられる作業なのかなども判断した上で、仕事を分類することが大切です。仕事の優先順位を上手につけることができると、作業を効率的に進められるようになります。
 
 

常に進み具合を確認する

毎日、作業がどの程度まで進んだかきちんと確認しましょう。最初に配分した作業がうまく進んでない場合、計画の見直しが必要です。細かく見ていって、ミスや取りこぼしがないようにしましょう。例えば、「スケジュールをノートに書き出して確認しながら作業する」でも構いません。
 
スケジュールの管理には、ツールを使うのも手です。例えばOutlookの予定表なら、予定の削除や追加、移動も簡単に行えて便利です。上手に使って作業を進めましょう。
 
 

周囲とのコミュニケーションは重要

同じ部署やチーム内など、仕事を一緒にする人たちとコミュニケーションをとることは大切です。仕事の進捗状況をきちんと共有したり、トラブルの際には早い段階で相談したり、常に周囲と情報を共有し、仕事を進めるようにしましょう。
 
コミュニケーションが活発になり、お互いに信頼関係が生まれることで、仕事に対するモチベーションも上がりますし、仕事がスムーズに進められるようになります。
 
 

計画と実績を比較し評価する

仕事が終わればそれでよいのではありません。仕事が終わった後は、計画通りに作業は進んだのか、進まなかった場合は何が悪かったのかなどを振り返り、評価することも重要です。

上手くいった点とそうでない点・その原因を整理し、紙に書き出したりデータ化し、まとめたりして、チーム内で話し合うことも大切です。
 
 

PDCAを意識し次に生かす

仕事を終え、よかった点・悪かった点などを評価した後、それを見直し次回以降にきちんと活かすことで、より質の高い仕事が可能になります。
 
仕事を進める上で重要な、PDCAサイクルというものがあります。PDCAとは、「Plan」
「Do」「Check」「Action」の4つの英単語の頭文字をとったものです。
 
日本語にすると、「計画」「実行」「評価」「改善」という意味で、これら4つを繰り返すことで、仕事を効率的に進められるのです。

仕事をしていく上で、ついやりがちな仕事の進め方について、以下でポイント別に説明していきます。
 
 

自分の得意な仕事ばかり進めてしまい、優先順位を無視してしまう

単純作業にしろ、頭脳労働にしろ、人には仕事の得手不得手があり、つい自分が得意な作業を優先してしまいがちです。ですが、仕事には必ず優先順位があり、順位を間違えるとその後の作業が滞ったり、同僚に迷惑をかけてしまうこともあります。得意なものを優先するのではなく、常に優先順位を考えて作業しましょう。
 
 

集中しすぎて、つい時間配分を見失ってしまう

仕事に集中するのは素晴らしいことですが、クオリティを重視するあまり時間がかかってしまい、納期に間に合わないのでは意味がありません。最初に決めた時間配分を常に意識し、計画通りに仕上げられるようにしましょう。
 
 

周りに仕事を振らずに自分だけで抱えてしまう

大きな案件を抱えたときに、「一人で全部やらなくてはいけない」と思う必要はありません。作業量によっては、どんなに頑張っても納期に間に合わない場合もあります。早めに周囲にヘルプを頼み、仕事を割り振って進めるようにしましょう。
 
 

報告・連絡・相談をせずに仕事を進めてしまう

仕事を進めていく上で、上司や同僚との連携は不可欠です。途中で条件や仕様、納期が変更になる場合もあります。報告、連絡、相談を怠ったばかりに、納期の段階で間違いが判明すると全ての苦労が水の泡です。こまめに連絡して、情報を共有しましょう。