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秘書は上司が本来の仕事に専念できるよう、社内外の対応および事務業務を担う職種です。秘書がサポートする上司は、企業および団体の役員や経営陣、政治家、弁護士、医師などです。業務内容は上司によって異なりますが、上司をサポートする点は、すべての秘書に共通しています。

「企業秘書」「医療秘書」「法律秘書」のように、秘書にはさまざまな種類があります。上司の職種によって業務内容が異なるため、秘書の仕事は多岐にわたります。ここでは、秘書が担う基本的な業務に関して、例を挙げて解説します。

スケジュール管理

「上司の予定を把握・管理することは、秘書の重要な業務のひとつです。社内外で行われる会議や、他社の重役との会合など、秘書が把握しておくべきスケジュールは多岐にわたります。また、急な予定変更や重複が起こった場合は、予定の優先順位を決めて、スケジュールを調整する必要があります。

電話・メール対応

上司に届く電話やメールへの対応も、秘書が担う業務のひとつです。電話対応やメールへの返信を代理で行うケースも多く、上司にとって必要な情報かどうかを判断し、報告したり、取り次いだりする判断力も求められるでしょう。秘書自身が判断する場合は、内容の重要性はもちろん、緊急度に応じて柔軟に対処する必要があります。

来客対応

上司宛の来客対応も業務に含まれます。来客を案内し、会議や会合が開かれる場合には、お茶やコーヒーを出します。また来客を迎える部屋を確保し、打ち合わせ用の資料を作成するなど、上司と来客どちらにも配慮しなければいけない場面が多々あります。秘書の対応次第で、上司の印象が左右されるため、ビジネスマナーをわきまえた行動が求められます。

文書作成・管理

秘書は業務連絡・報告書などの社内向け文書や、会議などで必要となる資料の作成・管理業務も担います。またお礼状やお詫び状など、社外文書の作成も、秘書自身が必要だと判断した場合は自発的に行います。上司から資料を確認したいと言われる機会も多いため、管理方法には、細心の注意をはらいましょう。

出張手配

上司に新幹線や飛行機などを使った出張の予定が入った際には、秘書が交通機関や宿泊先の予約を行います。上司が現地でタクシーなどを利用する場合も、秘書が移動手段を確保するのが一般的です。出張先で会議やイベントへの参加があれば資料を準備し、さらに上司の出張に同行する社員のスケジュールも把握しておく必要があります。

環境整備

秘書の業務内容には、上司の部屋や会議室の掃除、空調管理なども含まれます。上司や来客が快適に仕事に専念できるよう、備品や設備管理を任されることも多いです。上司の部屋や応接室の環境を定期的に整備し、清潔感を保っておくことで、上司が居心地よく働けて、来客からも好印象をもたれる空間となります。

ここでは、秘書になるために求められる条件について解説します。資格もご紹介しているため、参考にしてください。

実務経験を積む

秘書は企業の重役から医師や弁護士まで、さまざまな業界で上司の業務をサポートする職種です。就職先は豊富にありますが、業界・職種に関わらず、上司をサポートするには、ビジネスマナーや内部事情、および業務内容への深い理解が求められます。そのため、新卒で秘書職の採用は難しいと考えてよいでしょう。秘書になった人には、総務・経理などの部署で、事務職の実務経験を積んでから、秘書課に異動したケースが多い傾向にあります。また、派遣社員として秘書を採用する場合もあります。

資格を取る

秘書を目指すにあたって、資格は必須ではありません。しかし、応募する際に有利に選考が進んだり、秘書業務に関する知識を習得できたりもします。ここでは、おすすめの資格を3つご紹介します。ぜひ参考にしてください。

秘書技能検定

秘書技能検定は、3級から1級までの段階が設けられた民間資格です。文書作成、ファイリング、スケジュール管理の能力が問われます。秘書業務をこなせる知識や、ビジネスマナーなどを身につけていることが客観的に証明できます。

CBS（国際秘書）検定

ビジネスレベルの英語力や、経営管理などの専門知識が試される資格です。合格するとバイリンガル秘書として、活躍できる幅が広がる可能性あります。外資系企業で秘書業務に就きたい人は、CBS検定の受験を検討するとよいでしょう。

TOEIC

英語力の習得レベルを示す指標となる資格です。外資系企業や、グローバルに展開している企業で秘書職に就きたい場合は、高得点を獲得していると活躍の場が広がります。また、英語力で上司の業務をサポートできると自信にもつながるでしょう。

ここでは、秘書に必要なスキルを、4つの観点からご紹介します。自身に備わっているかどうかをチェックしてみてください。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは、上司との信頼関係を築くために重要です。また、社外の要人と接する機会も多いため、取引先に与える印象も大切です。取引先の顔や名前を把握するのはもちろん、業界事情などを取り入れてコミュニケーションを取ると、上司と顧客との信頼関係の構築により貢献できるでしょう。

情報処理のスキル

秘書が把握するべき情報量は膨大です。情報を集めて、上司に提示しなければならない場面もあり、上司から見て役立つ情報かどうかを、判断することもあります。また、膨大な情報量に対して適切な優先順位をつけて、必要なものから対応していく能力も求められます。情報を取捨選択し、筋道を立てて説明する力も求められるでしょう。

パソコンスキル

文書および資料作成の場面では、Word・Excel・PowerPointなどのツールを、スムーズに操作できるパソコンスキルが必要です。単に文書を作成するのではなく、相手から見て分かりやすい資料を作成することが求められます。機密事項を取り扱う業務も多いため、情報管理・処理を行えるスキルも必要です。

語学スキル

国内企業も海外市場に進出し、海外との取引が増えています。そのため、海外進出を視野に入れている企業で秘書業務に就く場合は、語学スキルを求められる場面が必然的に多くなります。また、海外市場の動向調査や異文化交流の一環として、情報収集を行うケースもあることから、外国語が堪能な秘書は重宝されるでしょう。

秘書の平均年収は351万円程です。20代は336万円、30代は407万円というデータから、年代によって平均年収に差があることがわかります。平均年収の上昇幅が大きい理由としては、実務経験の多さが高い評価につながっていることが挙げられます。また、大学卒業レベルの学歴を求める企業が多いのも特徴的です。

※参考：職種別平均年収ランキング マイナビエージェント

厚生労働省の「一般職業紹介状況」によると、令和2年4月における、秘書職を含む一般事務の有効求人倍率は0.27倍です。また、一般事務を含む事務的職業全般の倍率が0.36倍という結果から考えると、秘書職が属している、一般事務の社会的な需要は高いことがうかがえます。

※参考：参考統計表8-1 厚生労働省職業分類表 厚生労働省

グローバル化や海外進出する企業の増加にともない、英語力を活かした仕事が増えています。英語力のレベルによって就労可能な職種も変わりますが、就労を希望する際は、仕事の内容と必要な英語力を確認することが重要です。

英語を活かせる仕事にはさまざまな種類があります。英語力を活かして働ける、主な職種を解説します。

翻訳

翻訳は、専門用語やスラングも理解できる高度な英語力が必要な専門的な職種です。小説などを翻訳する文芸（出版）翻訳、ビジネス文書や契約書などを翻訳する実務（産業）翻訳の2種類があります。

純粋な英語力だけでなく、小説やビジネス文書の内容を理解できるように、専門的な知識や文化的な背景まで知る必要がある場合もあります。

通訳

通訳は、国際会議の場で通訳を行う会議通訳や、ビジネス取引などの場で通訳を行うビジネス通訳、海外のスポーツ選手や芸能人の通訳を行うスポーツ・芸能通訳と、さまざまな場面で活躍する職種です。

発言者の話しを同時進行で訳す同時通訳と、発言者の発言をある程度の文節で区切ったあと、通訳者がまとめて訳す逐次通訳があり、いずれも高度な英語力が求められます。

貿易事務

海外との商取引にかかわり、輸出入取引にともなう事務の仕事が貿易事務です。主な業務内容は、英語でのメール対応や貿易書類などの文書作成、船積手続や輸送手続などの業務です。業界の専門知識が必要になるため、高いレベルの英語力が求められます。

英文経理・事務

英文経理・事務は、会社の決算や会計処理、税務処理、会計業務を英語で行います。特に近年は、グローバル展開している会社でのニーズが高くなっています。英文経理・事務は、日本の会計基準で行う場合と、外資系企業などは海外の会計基準で行う場合があります。会計に関する専門的な英語力も必要です。

セクレタリー（秘書）

上司のスケジュール調整や出張、来客対応や書類作成などをはじめ、上司が業務に専念できるよう多岐にわたる業務を行う職種です。外資系企業の秘書の場合、日本語を母国語としない上司や取引先とのやり取り、本社との会議の通訳などが業務となる場合があり、高い英語力が求められます。

ITエンジニア

IT関連の職種では英語力を求められることが多く、ITエンジニアでも最新技術を取り入れるために、英語力が求められます。

特にプロジェクトメンバーに母国語が英語の人がいる、派遣先の公用語が英語などの場合は、英語でコミュニケーションを取れることが求められます。

英語力を活かす仕事に就くには、それぞれの職種で求められる英語力やスキルが異なります。ここでは、英語力を活かす仕事に就く具体的な方法を解説します。

希望の仕事で必要な英語力を習得する

英語力を活かす仕事でも、希望する職種によって求められる英語力は異なります。そのため、必要なレベルの英語力を確認し、習得することが重要です。英語力を身につけ、自身の能力を確認するには、継続的に学び続けることや、資格や試験を受け、点数やスコアで英語レベルを客観視することがおすすめです。

実践的な英語力を習得する

英語力を習得しても、ビジネスシーンで活用できなければ、業務に英語を活かせません。同僚やクライアントとスムーズにコミュニケーションを取れるように、ビジネスで実践的に使える英語力を習得しましょう。また、英語力を活かす仕事では、職種ごとに専門用語など専門的な英語力も必要です。

英語力を活かす仕事に就くには、英語力はもちろんのこと、ほかにも仕事に必要なスキルが求められます。英語力を活かす仕事に必要なふたつのスキルを解説します。

英語での読み書きのスキル

仕事で活かすために、基本的な英語の読み書きスキルは必須です。また、就きたい職種によっては専門的な知識、そして専門的な知識を理解できるだけの英語力が必要です。

仕事の応募要件には、TOEICレベルが記載されている場合も多くあります。希望する職種で求められている英語力の目安になるため、確認しておきましょう。

希望の職種での実務経験

英語力に加えて、希望職種での実務経験があると、即戦力として期待されるでしょう。企業は、英語力を求めているのではなく、英語で業務を遂行する力を求めています。そのため、すでにある程度の英語力がある場合には、まず実務経験を積める仕事を選ぶとよいでしょう。

英語力を活かす仕事に就くには、英語力の目安となる英語の資格取得もおすすめです。英語力を活かす仕事に有利な4つの資格を解説します。

TOEIC

TOEICとは、日常生活やビジネスシーンに必要な英語力を測定するための世界共通のテストです。4種類あるTOEICのなかでも、英語力を活かす仕事を含めて、ビジネスでの評価基準として知られているのは、聞く・読む力を測る「Listening & Reading Test 」です。多くの会社が英語レベルをはかる基準としてTOEICを採用しています。

受験してスコアを取得しておくと、自身の英語力の目安を伝えることができるため、希望職種に応募する前に受験しておくことがおすすめです。

英検

英検は正式名称「実用英語技能検定」といい、日本では規模が最大級の英語に関する検定資格です。5級から1級まで、聞く・読む・書く・話すの4技能を測定します。英語レベルにあわせた級が設定されていますので、自分のレベルにあわせて、ステップアップしながら受験できるのが特徴です。

英語力を活かす仕事に就く場合には、英検2級以上を取得するのが望ましいでしょう。なお、英検準1級は、TOEIC800点以上のスコアに相当します。

日商ビジネス英語検定

日商（日本商工会議所）が運営する民間の英語検定試験で、企画書や報告書、電子メールの作成など、ビジネス英語のライティングスキルを重視しているのが特徴です。商社や貿易事務など、書面上で海外とのやり取りをする仕事に就きたい人に向いています。

3級から1級があり、1級を取得すると実務経験とコミュニケーション能力、英語のビジネススキルがあることを証明できます。

TOEFL

TOEFL（トーフル）は、日本を含め、非英語圏出身者を対象とした、外国語としての英語力をはかるテストです。特に大学や大学院など、アカデミックな分野での英語力を重視したテストであるため、留学や海外の大学へ進学する際の評価に使われています。

海外経験、留学経験を持っている場合は、TOEFLスコアを取得しておくと、英語を活かせる仕事に就く際にも強みになるでしょう。

英語力が必要な英文事務や経理の仕事は、一般的な事務、経理と比較して時給が高くなっています。英文事務の平均時給は1,763円で、一般的なOA事務の平均時給と比較すると、200円ほど高くなっています。なお、専門的で高度な英語力を求められる翻訳・通訳の平均時給は1,918円です。

※参考：関東の求人情報 派遣のお仕事探しならリクナビ派遣（2020年11月）